Komite Toplantıları Nasıl Daha Verimli Olur
ÜST düzey yönetici, giderek karmaşıklaşan ve çok yönlü hale gelen sorunların üstesinden gelemediğinde hemen bir komite veya komisyon kurar. Zamanla komiteler tavşanlar gibi çoğalır, bir komite diğerini doğurur. Komitelerin çoğalması işleri aksatır.
Yöneticiler bazen komite çalışmaları yüzünden esas görevine yeterli zaman ayıramaz. Örneğin, valilerin ve defterdarların onlarca komisyon ve komitede görev almaları, onların öncelikli işlere odaklanmalarını zorlaştırır, iyi kurulmayan komiteler, gizli işler karıştırıp “komitacılık” da yapabilir.
Bir bölüm yönetici, gündemden düşürmek, “uyutmak” istediği konuları komitelere veya “komisyona havale” eder. Komite toplantılarını bir angarya olarak görenler ve “Bitse de gitsek” diye düşünenler de vardır. Zaten araştırmalar da komite çalışmalarının yüzde 60 dolayında bir bölümünün işlevsiz veya verimsiz olduğunu göstermektedir.
Tüm sakıncalarına rağmen komiteler vazgeçilmezdir. Problemler komitelerde çözülür. Tepedeki adam komite çalışmaları sayesinde sorunları derinlemesine analiz edebilir. Yönetim kurullarının başlıca bilgi kaynağı uzmanlık komiteleridir. Komiteler, yenilikçilik için bir kuluçka görevini görür, çalışanlara iş başında yöneticilik eğitimi verilmesini sağlar. Komiteler yeni eğilimlerin ve trendlerin yakalanmasında, geleceğin rotasının çizilmesinde de görev alır.
ÜRETKEN ÇALIŞMA İÇİN
Aşağıdaki konularda özenli davranılması komite çalışmalarını daha verimli hale getirir:
■ Komite toplantısının gündemi ve ilgili belgeler, makul bir süre önce komite üyelerine gönderildiğinde başarı ihtimali yükselir. Gerekli hazırlık yapılmadığında toplantıları ertelemek daha iyidir.
■ Üretken bir çalışma yöntemi belirlenmediği takdirde, otomobil yarışlarında olduğu gibi tartışma turları hep başlangıç noktasına döner.
■ Bir yönetici üçten fazla komitede görev aldığı takdirde esas işine zaman ayırmakta zorlanır.
■ Toplantının başında cep telefonlarının başkan tarafından toplanması, dikkatin dağılmasını önler.
■ Konuşulanların not alınması ve toplantı sonrasında üyelere dağıtılması, çalışmalardaki sürekliliği garanti eder.
■ Başkanın komite üyeleri arasından seçilmesi, tartışmaların daha canlı ve verimli olmasını sağlar.
■ Zamanın kısa olduğu durumlarda ayakta durarak toplantı yapmak bir sonuca varmayı hızlandırabilir.
■ Komite üyeleri birbirine güvenmeli ve yüksek sesle, hatta bağırarak diğerlerini etkileme çabaları engellenmelidir.
KOMİTELERDE BAŞARI KOŞULLARI
Komitelerin hedeflerine ulaşması ve başarılı olması, aşağıdaki konularda gerekli önlemlerin alınmasına bağlıdır:
■ Hedefin belirlenmesi: Komitenin ulaşmak istediği sonuç veya çözüm daha işin başında açık seçik bir şekilde belirlenmeli ve üyelere anlatılmadır.
■ Komitenin bileşimi: Komite üyeleri, belirli bir düzeyin üstünde bilgi birikimine ve deneyime sahip olduklarında çalışmaların kalitesi yükselir. Üyelerin, myfikirler.com kurumun veya şirketin farklı bölümlerinden seçilmesi ele alınan konunun her yönüyle incelenmesini sağlar.
■ Katılımcı sayısı: Bir komitede görev alanların sayısı altı veya yediyi aştığında verim düşebilir.
Sayı arttıkça üyeler arasında klikleşme ve iç çekişme riski yükselir.
■ Toplantı süresi: Komitenin toplantı süresinin başlangıçta belirlenmesi, zamanın daha etkili şekilde kullanımına imkân verir.
Bazen en iyi fikirler bu sürenin sonuna doğru ortaya atılır.
■ Yenilikçilik: Çalışmalarda önceliğin mevcut uygulamalara değil de yenilikçiliğe verilmesi, farklı yaklaşımlarla yeni çözümler bulunmasını kolaylaştırır. Çelişki çıkacağı endişesi ve muhakkak bir görüş birliğine ulaşma isteği ağır bastığında sıradan çözümler kaçınılmaz olur.
■ Odaklanma: Önlem alınmadığı takdirde bazı üyeler konu dışı güncel sorunları konuşmaya başlayabilir. Askerlik anılarını anlatanlar da olur. Bazı komite başkanlarının masanın üstüne koyduğu tahtadan oyulmuş bir fil, gündem dışına taşan konuşmalar için bir uyarı görevini görür.
■ Dinlemek ve sormak: Konuşmaların dikkatle dinlenmesi ve soru sormanın teşvik edilmesi komitenin performansını yükseltir.
