KOBİ’lerin teknolojiyle buluşma hikayeleri
KOBİlerin teknolojiyle buluşma hikayeleri
KOBİ’lerin teknolojiyle buluşmasına önem veren Microsoft’un düzenlediği müşteri başarı hikayeleri panelinde farklı sektörlerden KOBİ’ler, teknolojiyi işlerinde nasıl kullandıklarını anlattı. Beyaz Fırın’dan beşinci nesil yönetici Nathalie Suda, Sinpaş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı BT Müdürü Hakan Cem Topal, Çelikel Alüminyum Bilgi Teknolojileri Sorumlusu Rıza Şahan ve son olarak da Trio Turizm Yöneticisi Çağdaş Çolak, teknoloji kullanımının nasıl faydalar sağladığını konuklarla paylaştı.
• Gökay Otyam (Moderatör): Türkiye’de aslında bulutu en fazla kullananlar KOBİ’ler. Microsoft Türkiye Genel Müdür Yardımcısı Begim Başlıgil’i buraya davet ediyorum. Ayrıca birazdan, pratikte bazı kurumlarm bulutu kullanarak nasıl başarıya ulaştıklarını da sîzlere ileteceğiz.
• Begim Başlıgil: Şu saate kadar çok keyifli sunumlar dinledik. Office 365’te bahsettiğimiz bu dünya, aslında hepimiz için çok yeni bir dünya. Bulut bizim için gerçekten çok tarihi bir dönemeç. Şunu hatırlıyorum. Telefon şirketleri bize mobilin çok büyük bir dönemeç olduğunu söylemişlerdi. Ama yine de sabit telefonlarımız vardı. Mobil telefonlar geldi ve hayatımızda gerçekten ciddi bir değişim yarattı. Sonra online dünyanın bize çok büyük bir değişim olduğu söylendi. Facebook, Twitter geldi ve hayatımızda yine çok büyük değişimler oldu. Tüm bu gelişmeler iş yapış tarzlarımızı değiştirmeye başladı. Eskiden şirketler olarak “Nasıl en verimli şekilde müşterilerimizi yönetiriz?” diye düşünürken, şimdi “Online dünyada nasıl yer alırız, buradaki müşterileri nasıl çekeriz ?” diye düşünmeye başladık.
O yüzden ben gerçekten bulutun da kendi içinde tarihi bir dönemeç olduğunu düşünüyorum. Türkiye olarak son bir yıldır bulutu konuşmaya başladık. Bu son bir yıl içinde çok ciddi sayıda müşteri buluta geçti. Bulutun en önemli yanı, siz normal şartlar altında çok ciddi yatırımlara girerken, istediğiniz boyutta başlayıp istediğiniz boyutta büyütebildiğiniz bir iş modeliyle, çok daha az ticari risk alarak, çok daha fazla rekabet edebilir hale geliyorsunuz. İki önemli gelişme, yani mobilite ve online dünyaya dönüşüme dikkat çekmek istiyorum. Aslında genel olarak hepimiz bu işin başlangıcını iyi kötü gördük.
Birçoğumuz 8-9 yıl öncesine gidebiliyoruz. Bunlarla beraber yaşadık. Facebook ilk çıktığında, çok az kişi üye olmuştu. Bugün ise 800 milyon kişiden bahsediyoruz. Herhalde ilk yılında bahsettiğimiz sayı 35-40 milyon civarındaydı. Artık Bulut Çağı’ndayız. En büyük faydayı kurumsal işletmeler sağlıyor. Çok daha fazla para kazanılır bir dünyada bulacağız.
• Gökay Otyam (Moderatör): Geldiğimiz noktada, bu ürünün faydalarını aslında en iyi anlatabilecek olanlar şüphesiz o ürünü kullananlardır. Neyi, nasıl yaptıklarını bizlere en iyi onlar anlatabilir. O yüzden şimdi sahneye Office 365 ile işlerini büyüten şirketleri davet ediyorum. Beyaz Fınn’dan beşinci nesil yönetici Nathalie Suda, Sinpaş Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı BT Miidiirü Hakan Cem Topal, Çelikel Alüminyum Bilgi Teknolojileri Sorumlusu Rıza Şahan ve son olarak da Trio Turizm Yöneticisi Çağdaş Çolak.
Nathalie Suda: Bilişim teknolojileriyle ilk buluşmamız, 1999 yılında online sitemizle başladı. Sektörde ilk web sayfasını ve online alışveriş sitesini kuran şirket bizdik. Tabii artık günümüzde rekabet çok daha artmış durumda. Bilişim teknolojilerinde her ne kadar hızlı ilerleme varsa, bizim kendi sektörümüzde de korkunç bir rekabet ve aynı şekilde korkunç bir ilerleme var. Bu anlamda teknoloji, tüm sektörlerin olduğu gibi bizim de vazgeçilmezimiz oldu. 1999 yılında başlayan bu online web sitesi serüveni bizi bu günlere getirdi. Hem satış kanalı anlamında, hem de buna paralel olarak kendimizi tanıtma, ifade etme, müşteri gözünde konumlandırma, yaptığımız yenilikleri onlara aktarma konusunda.
Hakan Cem Topal: Sinpaş Grubu olarak yaklaşık 39 yıllık bir grup şirketiyiz. Sinpaş GYO aynı zamanda borsaya açık bir şirket. Yüzde 49’u borsaya kote. Üç farklı şekilde projelerimiz var. Bunlar İstanbul, Ankara ve Bursa. Toplam 10 lokasyonumuz var. 200 çalışanımız var. 200 çalışanımızla beraber bu projelerimizi gerçekleştiriyoruz. Yüzde 49’u borsaya kote bir şirket olduğumuz için de yatırımcılarımıza bir gelir kazandırmayı istiyoruz. Tüm bunları yaparken BT departmanı olarak her lokasyonda destek olmak zorundayız. Departmanlara destek olurken de sadece oraya bir bilgisayar kurulması, bir sistem altyapı çalışması şeklinde değil, iş süreçlerine dahil olarak, onların iş süreçlerine nasıl yardım edersek, şirkete nasıl daha verimlilik katarız diye düşünüyoruz. “Kârlılığımız nasıl artar?” diye bakıyoruz ve bu açıdan işlem yapmak istiyoruz. Ve bu alanda da bizim mevcut ş yükümüzü azaltıp daha çok süreçlere dahil olabileceğimiz uygulamalara ihtiyacımız vardı. Çünkü bizim ana hedefimiz daha çok son kullanıcıya destek olmaktı. Ama bunun yanında da amacımız iş süreçlerine dahil olup şirketin verimliliğini artırmak, maliyetleri düşürmek ve kârlılığını artırmaktı. Bunlardan dolayı da aradığımız çözüm, hızlı bir şekilde oluşturabileceğimiz, bütün altyapımıza uygun biçimde çalışacak, maliyetleri de çok uygun olan bir çözümdü. Yaptığımız araştırmalar sonucunda da piyasada Microsoft Office 3ö5’i bulduk. Ve çok kısa bir sürede de bu uygulamayı devreye alarak kullanmaya başladık.
Rıza Şahan: Biz Çelikel olarak uluslar arası ölçekte, marka olmuş şirketlerle çalışmaktayız. Bu kapsamda müşterilerimizin ihtiyaçlarına hızlı yanıt veriyor olabilmek adına müşterilerimizle kesintisiz ve sağlıklı bir iletişim gerçekleştirmemiz gerekiyor. Bu kapsamda çalışanlarımızın, müşterilerimiz ve dolayısıyla idari işlerimizle birlikte, kaliteli bir iletişim içinde olmaları, müşteri isteklerine hızlı biçimde yanıt veriyor olmaları ve müşteri memnuniyeti sağlıyor olmaları adına güçlü iletişim çok önemli. Bu iletişimi Microsoft’un Office 365 ürünüyle sağlamış olduk. Bu kapsamda Office 365’e geçmiş bulunmaktayız.
Çağdaş Çolak: Trio Turizm aslında turizm şirketlerine organizasyon desteği veren bir kurum. Aslında işin doğası gereği bu ürünü kullanmamız çok önemli. Bizim sektörde sürekli ofis dışındayız. Gittiğimiz her yere sürekli ofisimizi de taşımak zorundayız. Bu yüzden de mobil olabilme kavramı bizim için çok önemli. Bu süreçte çok ciddi yatırımlar yapıyoruz. Her gittiğimiz yerde kendi ofisimiz gibi çalışabilip aynı zamanda müşterilerimize bu şekilde destek vermek zorundayız.
Gökay Otyam (Moderatör): Bulut teknolojinin size sağladığı faydalar neler oldu?
Nathalie Suda: Artık e-postalarımızı her yerden görebiliyoruz. Bulunduğumuz her noktadan bunlara ulaşabiliyoruz. Bu bizim için çok çok önemli. Yurt dışında da olsak, başka bir mağazada da olsak bunu yapabiliyoruz. Bu çok büyük bir rahatlık bizim için. Bunun dışında karlılık açısından çok ciddi bir fayda sağladı bize. Çünkü artık biz merkezden yönetilen bir şirket değiliz. Her mağazanın kendi yönetim şekli var. Onların da kârlılık üzerinde çok büyük etkileri var. Dolayısıyla mağaza müdürlerimizin SharePoint üzerinden bu dosyaları görebiliyor olmaları, gerçekten anlık olarak, ay içinde, ay bitmeden bütün bu dosyalardaki verileri çok sağlıklı bir şekilde değerlendirerek sonunda karlılığa katkı sağlamalarına sebep oluyor. Biz buna bulutla ulaşabildik. Maddi açıdan çok büyük bir tasarrufu oldu. Çünkü beş yılda bir, hatta daha kısa sürelerde, sunucu için yatırım yapılması gerekiyordu. Bu anlamda çok rahatlattı. Hiç böyle bir ihtiyacımız kalmadı. Güvenlik açısından çok önemli bilgilerimizi güvenli ortamda ve bizim dışımızda bir sistemin topluyor olması, kafamızdaki bütün soru işaretlerini kaldırdı. Günün sonunda baktığımızda, kârlılığa ciddi biçimde katkı sağlayan ve BT yatırımlarımızı yüzde 70 oranında düşüren bir sisteme geçmiş olduk.
Hakan Cem Topal: Bizim asıl amacımız şirket içindeki süreçlere dahil olmaktı. Yani departmanların isteklerini, ihtiyaçlarının yerine getirmekti. Örneğin ERP programımız var. Burada muhasebe departmanı raporlamada bir sıkıntı yaşıyor. Veya pazarlama departmanı bir aktivite oluşturmuş, ona bağlı olarak cali çenter (çağrı merkezi) bir dış arama yapmış veya gelen çağrıları çağırmış. Bunun ölçümlenmesi gerekiyor. Şirket olarak üç şehir, 10 lokasyonda dağınık bir yapıda olduğumuzdan dolayı, bu gibi süreçlerde departmanlara destek olmak istiyorduk. Ama diğer işlerden vaktimiz açıkçası bu alanlara pek kalmıyordu. Office 365 ile bize bu anlamda daha fazla vakit kalmaya başladı. Biz de departmanların bu tür süreçlerine daha fazla müdahil olmaya başladık. Bu sayede bize çok ciddi bir zaman tasarrufu sağladı. Bunun yanında biz eski e-posta sistemimizden memnun değildik. Bize devamlı sorunlar çıkarıyordu ve iş yükümüzü daha da artırıyordu. Bununla beraber farklı lokasyonlarımız, farklı insanlarımızla online, anlık iletişime geçebilmemiz gerekiyordu. Bu sağlandı. Kağıtsız ofis ortamına geçmek istiyorduk.
Masaüstündeki bütün formların, elektronik ortama alınıp elektronik ortamda doldurulması, arşivlenmesi mümkün oldu. Tabii elektronik ortamdan kastım bilgisayar, tablet, cep telefonu gibi hepsi… Kullanıcılarımızın, yetkileri dahilinde herhangi bir ortamdan, her hangi bir cihazla rahatlıkla bağlanarak işlem yapabilmesini istiyorduk. Bizim özetle dört ihtiyacımız vardı. E-posta sistemimizi değiştirmek istiyorduk, kağıtsız ofis ortamına geçmek istiyorduk, anlık mesajlaşma programı kullanmak istiyorduk. Bunlarla beraber Office programının son versiyonunu kullanmak istiyorduk. Bu dört işimizi tek bir kalemde gerçekleştiren tek çözüm ve tek yazılım olarak karşımıza Office 365 çıktı. Hem kurulum kolaylığı hem geçiş kolaylığı hem maliyet açısından baktığımızda bizim için en hızlı, en güvenilir ve en makul fiyatlı çözüm olduğunu gördük. Bu şekilde Office 365’i kullanarak şirket içinde maliyeti düşürdük, verimliliği artırmış olduk.
Rıza Şahan: Office 365’in Çelikel’e kazandırdıkları noktasına birkaç farklı açıdan bakmamız gerek. Birincisi işin ekonomik boyutu.
Office 365’e geçerek BT iletişim süreçlerinde yüzde 75’e varan kazanımlar sağlamış durumdayız. Bu kazanımlarımızı diğer farklı IT süreçlerine yatırarak, şirketimizin IT işlerinde iyileştirme ve geliştirmeler sağladık. Bunun yanı sıra kullanıcı açısından bakacak olursak, kullanıcılarımız artık klasik çalışma yöntemlerini bir kenara bırakarak iş yeri dışında, mesai saatleri haricinde, tatillerde veya seyahatlerde işlerini yapabilir duruma geldiler. Sisteme, internet erişim desteği olan tablet bilgisayarlardan, PC ve laptop’lardan ve akıllı cihazlardan erişebilir olup, sürekli online olarak işlerini hızlı biçimde yapma olanağı buldu. Tüm bunlar hem kullanıcılarımıza hem şirketimize katma değer olarak geri yansıdı.
Çağdaş Çolak: Bizim ofiste çalışan herkesin sürekli mobil olması gerekiyor ve tüm dosyalarına istediği zaman da ulaşması gerekiyor. Ben ilk zamanlarda kızılötesiyle faks çekilebilen yerlerden geldim. Sonra internet gelişti, ofisten birini arayıp “Bana şu dosyayı mail atar mısın?” dönemine girdik.
Şimdi ise artık tüm ofis verilerini paylaşıma açıp herkesin kullanımını sağlamış olduk. Bu anlamda herkes, her belgeye, her yerde ulaşabilir durumda. Aynı zamanda iş gereği sürekli yurt dışındayız, farklı ülkelerdeyiz. Bu anlamda Vodafone’un sağladığı bir destek var yurt dışında. Yurt dışında bile tüm belgelerimize, tüm sistemimize cep telefonundan bile ulaşabiliyoruz. Tüm bunlar bizim için çok değerli birer kaynak.
