KOBİ’lerde Teknoloji Kullanımı
Günümüzde işletmelerin teknoloji kullanma düzeyi günümüzde işletmelerin performanslarına doğrudan katkı yapan unsurlardan biridir. Bu nedenle de işletmelerin teknoloji yatırımları, geri dönüşü hızlı ve karlı bir yatırımdır. Ancak teknoloji yatırımları yapılmadan önce doğru bir ihtiyaç planlaması yapılmazsa bu yatırım atıl kalabilmekte veya beklenen faydayı sağlayamayabilmektedir. Teknoloji kavramı, farklı kişi ve kurumlar için farklı anlamlar ifade edebilmektedir. Üretim teknolojisi, mobil teknoloji, GSM teknolojisi, internet teknolojisi gibi ifadeler iş yaşamında sıklıkla duyduğumuz örneklerdir. Bu makalede teknoloji kavramı genel olarak kullanılmıştır. Makalenin, amacı özellikle sınırlı kaynaklara sahip olan KOBİ’lerin teknoloji ile ilgili kararlar verirken bazı önemli konularda farkındalık düzeylerini artırmaktır.
Ülkemizde artık internet kullanmayan, internetten bankacılık işlemlerini yapmayan işletmeler oldukça azdır. Dolayısıyla KOBİ’ler için teknolojik gelişmelerin başında internet teknolojisi gelmektedir.
İşletmelerde teknoloji kullanımı iki boyutta ortaya çıkabilmektedir. Bunlardan biri üretimde teknoloji kullanımı, diğeri ise yönetimde teknoloji kullanımıdır. Özellikle üretim sektöründe faaliyet gösteren işletmelerin zaman, işgücü, kalite planlaması dahilinde ortaya çıkan ihtiyaçları nedeniyle yeni makinelerin alınması, bilgisayar destekli üretimin ve tasarımın yapılması sonucunu doğurmuştur. Bu durum uluslararası rekabetin her geçen gün daha çok arttığı dünyada normal olarak kabul edilmektedir.
İşletmelerde teknoloji kullanımının üretim kadar önemli diğer boyutu ise yönetimin bilgi sistemleri yardımıyla gerçekleştirilme ihtiyacının ortaya çıkmasıdır. Bu konu işletmelerde büyük kaynakların aktarılması, zaman ve insan gücünün kullanılması açısından son derece önemlidir.
İşletme yöneticileri, yönetim fonksiyonları çerçevesinde organizasyon şemasını oluşturan tüm birimler ile ilgili planlama, kontrol etme ve karar verme ihtiyacı duyarlar. Tüm bunları yapabilme işi yöneticilerin mesailerinin neredeyse tamamını alabilmektedir. Fakat bilgi sistemleri işletmelerin organizasyon şemasındaki birimlerin yaptıkları işlerin tüm detaylarını raporlama ve analiz etme özelliklerine sahiptir.
Ülkemizde KOBİ’lerde bilgi sistemlerinden yararlanma eğilimi gün geçtikçe artmaktadır. Elbette, bunun bir maliyeti olacağı kaçınılmazdır. Fakat bu maliyet, iybir ihtiyaç planlaması ile en aza indirilebilir. Çünkü büyüklüğü ne olursa olsun tüm işletmelerde ihtiyaçlarına cevap verecek uygun yazılımlar mevcuttur. Bu yazılımlar yerli ve yabancı yazılım firmaları tarafından yapılmakta ve hepsi işletmelere uyumlaştırma açısından esnek olarak tasarlanmaktadır. KOBİ’lerin bilgi sistemlerinden yararlanma aşamasında yaptıkları bazı yanlışlıklar işletmelere büyük maliyetler olarak geri dönmektedir. Yapılan ve yapılması muhtemel olan bu yanlışlıkların bazılarının üzerinde durmakta fayda vardır.
■ Satın alma veya kiralama kararları: KOBİ’lerin yazılım ihtiyaçları birçok kurumsal firma tarafından seçenekli olarak karşılanabilmektedir. Bu seçeneklerden en önemlisi, KOBİ’ler yazılımı satın alıp daha sonraki yıllarda sözleşmede belirtilen tutarlarda bakım ve servis giderlerine katlanabilmekte veya yazılımları uzun süreli kiralama yoluna gidebilmektedir. Bu seçeneklerden hangisinin işletmeye uygun olacağı yapılacak görüşmelere, ödeme koşullarına ve işletmeye özel diğer koşullara göre değişebilmektedir.
■ İhtiyaç planlamasının iyi yapılmaması: İşletmeler bilgi sistemlerine gereksinim duyduklarını fark edip araştırma yoluna gittiğinde, işletmeye hangi programın alınacağını, bilgisayar donanımının ve diğer alt yapının buna uygun olup olmadığını, kimlerin bu projede görev alacağını, görev alacak personelin yeterli eğitime sahip olup olmadığını gözetmeksizin acele karar verip kurulum aşamasına geçmektedir. Bu durum ileriki zamanlarda proje kurulumu ve uygulamasında büyük sıkıntılara yol açmakta ve hatta bazen projenin yarım kalmasına ve askıya alınmasına da sebep olmaktadır.
■ Yazılım hakkında araştırma yapmamak: işletmeye kurulacak yazılımı iyi tanımak gerekmektedir. Bunun için de; ‘Yazılım, aynı sektördeki hangi işletmelere kuruldu?’, ‘Yazılım ileride ortaya çıkacak ihtiyaçlara göre esnetilebilir mi ve bunun maliyeti nedir?’, ‘Bu yazılımla aynı fonksiyonlara sahip ve aynı maliyette (ya da daha düşük maliyette) yerli veya yabancı yazılım mevcut mu?’, ‘Yazılımın pilot uygulaması yapıldı mı?’ gibi bazı soruların cevaplarını öğrenip tatmin olmak gerekmektedir.
■ Yazılımın satın alınmasında kurulmasında sadece üretimi düşünmek: Günümüzde özellikle kurumsal kaynak planlaması yapabilen (ERP) yazılımlar satın alınırken, yapılan en büyük yanlışlık sadece üretimin fikrini alıp organizasyon şemasının diğer unsurlarını proje ekibine katmamaktır.
Bunun neticesinde büyük bir ERP yazılımı satın alınıp sadece üretimde uygulanır ve yönetim, muhasebe, insan kaynakları bazı şahsi programlar ve formüller kurarak kendi işlerini yapmaya çalışırlar ki bu durum yönetim ve raporlama açısından çok sakıncalıdır.
■ Personele yazılım eğitiminin verilmesi: KOBİ’ler genelde yazılım kurulması sırasında bu yazılımı kullanacak personelin tümüne değil de seçilen bazı kişilere eğitim verilmektedir. Bunun sebebi de eğitimin maliyet olarak görülmesidir. Halbuki yazılım eğitimleri birçok yazılım firmasında program satışı sırasında ücretsiz verilmektedir. Eğitim almayan diğer personelin yazılımı kullanması ancak eğitim alan personelin yardımlarıyla mümkündür. Bu durum yazılımın üreteceği çıktıların (yani raporlar ve bilgileri) güvenilirliğini direkt etkileyebilmektedir.
■ Yazılım kurulumunun zaman planlamasının yapılmaması: KOBİ’ler yazılımı aldıklarında hemen bu yazılımın rapor üretmesini beklerler. Fakat bu tür programlarda veri tabanı oluşması gerektiğinden bu durum biraz zaman alabilmektedir, işletme yöneticilerinin zaman planlamasını (hangi zamanda, hangi modüllerden, hangi raporlar elde edilebilecek?) yapmaları halinde ise ileride ortaya çıkacak motivasyon eksikliği ve uyuşmazlıklar önlenmiş olur.
Bir işletmede kurumsal kaynak planlaması (ERP) yapabilen bir yazılım satın alınmış ve kurulumu yapılmış olduğu halde, herhangi bir departmanda hala şahsi programlar, ek programlar, formüller kullanılıyorsa o program atıl kalmıştır. Unutulmamalıdır ki bu tür kaynak planlaması yapabilen yazılımların temeli muhasebedir. Çünkü muhasebe artık organizasyon şemasının her birimindedir. iyi bir yazılımla maliyet kontrolü sağlanabileceği gibi, etkin olarak kullanılamayan bir yazılımında yüksek maliyetlere yol açabileceği gerçeği göz ardı edilmemelidir. Ülkemizde küçük ya da büyük hiçbir işletmenin basit yanlışlıklarla kaynak israf etme lüksü yoktur. Tüm bunları iyi kavrayabilmenin yolu öğrenen organizasyonlar yaratabilmektir. KOBİ’lerin sürdürülebilirlikleri ve büyümeleri için, teknoloji ile entegre olmaktan başka çareleri yoktur.
Doc. Dr.Volkan Demir
