Kobi’lerde Teknoloji Kullanımı ve Dijitalleşme
Günümüzde işletmelerin teknoloji kullanma düzeyi işletmelerin performanslarına doğrudan katkı yapan unsurlardan biridir. Bu nedenle de işletmelerin teknoloji yatırımları, geri dönüşü hızlı ve kârlı bir yatırımdır. Ancak teknoloji yatırımları yapılmadan önce doğru bir ihtiyaç planlaması yapılmazsa bu yatırım atıl kalabilmekte veya beklenen faydayı sağla-yamayabilmekte. Teknoloji kavramı, farklı kişi ve kurumlar için farklı anlamlar ifade edebiliyor. Üretim teknolojisi, mobil teknoloji, GSM teknolojisi, internet teknolojisi, bulut teknolojileri gibi ifadeler iş yaşamında sıklıkla duyduğumuz örneklerdir. Bu makalede teknoloji kavramı genel olarak kullanıldı. Artık dijitalleşme bireylerden işletmelere kadar hayatın içinde. Makalenin, amacı özellikle sınırlı kaynaklara sahip olan KOBİ’lerin teknoloji ile ilgili kararlar verirken bazı önemli konularda farkındalık düzeylerini artırmak.
Ülkemizde artık internet kullanmayan, internetten bankacılık işlemlerini yapmayan işletme oldukça az. Dolayısıyla KOBİ’ler için teknolojik gelişmelerin başında internet teknolojisi geliyor.
işletmelerde teknoloji kullanımı iki boyutta ortaya çıkabiliyor. Bunlardan biri üretimde teknoloji kullanımı, diğeri ise yönetimde teknoloji kullanımı. Özellikle üretim sektöründe faaliyet gösteren işletmelerin zaman, işgücü, kalite planlaması dahilinde ortaya çıkan ihtiyaçları nedeniyle yeni makinelerin alınması, bilgisayar destekli üretimin ve tasarımın yapılması sonucunu doğurdu. Bu durum uluslararası rekabetin her geçen gün daha çok arttığı dünyada normal olarak kabul edilmekte.
işletmelerde teknoloji kullanımının üretim kadar önemli diğer boyutu ise yönetimin bilgi sistemleri yardımıyla gerçekleştirilme ihtiyacının ortaya çıkmasıdır. Bu konu işletmelerde büyük kaynakların aktarılması, zaman ve insan gücünün kullanılması açısından son derece önemli.
İşletme yöneticileri, yönetim fonksiyonları çerçevesinde organi-sazyon şemasını oluşturan tüm birimler ile ilgili planlama, kontrol etme ve karar verme ihtiyacı duyarlar. Tüm bunları yapabilme işi yöneticilerin mesailerinin neredeyse tamamını alabilmekte.Fakat bilgi sistemleri işletmelerin organizasyon şemasındaki birimlerin yaptıkları işlerin tüm detaylarını raporlama ve analiz etme özelliklerine sahip.
Ülkemizde KOBİ’lerde bilgi sistemlerinden yararlanma eğilimi gün geçtikçe artıyor. Elbette, bunun bir maliyeti olacağı kaçınılmaz. Fakat bu maliyet, iyi bir ihtiyaç planlaması ile en aza indirilebilir, çünkü büyüklüğü ne olursa olsun tüm işletmelerde ihtiyaçlarına cevap verecek uygun yazılımlar mevcut. Bu yazılımlar yerli ve yabancı yazılım firmaları tarafından yapılmakta ve hepsi işletmelere uyumlaştırma açısından esnek olarak tasarlanmakta. KOBİ’lerin bilgi sistemlerinden yararlanma aşamasında yaptıkları bazı yanlışlıklar işletmelere büyük maliyetler olarak geri dönüyor. Yapılan ve yapılması muhtemel olan bu yanlışlıkların bazılarının üzerinde durmakta fayda var.
• Satın alma veya kiralama kararları: KOBİ’lerin yazılım ihtiyaçları bir çok kurumsal firma tarafından seçenekli olarak karşılanabilmekte. Bu seçeneklerden en önemlisi, KOBİ’ler yazılımı satın alıp daha sonraki yıllarda sözleşmede belirtilen tutarlarda bakım ve servis giderlerine katlanabilmece veya yazılımları uzun süreli kiralama yoluna gidebilmekte. Bu seçeneklerden hangisinin işletmeye uygun olacağı yapılacak görüşmelere, ödeme koşullarına ve işletmeye özel diğer koşullara göre değişebilmekte.
• İhtiyaç planlamasının iyi yapılmaması: İşletmeler bilgi sistemlerine gereksinim duyduklarını fark edip araştırma yoluna gittiğinde, işletmeye hangi programın alınacağını, bilgisayar donanımının ve diğer alt yapının buna uygun olup olmadığını, kimlerin bu projede görev alacağını, görev alacak personelin yeterli eğitime sahip olup olmadığını gözetmeksizin acele karar verip kurulum aşamasına geçmekte. Bu durum ile-riki zamanlarda proje kurulumu ve uygulamasında büyük sıkıntılara yol açmakta ve hatta bazen projenin yarım kalmasına ve askıya alınmasına da sebep olmakta.
• Yazılım hakkında araştırma yapmamak: işletmeye kurulacak yazılımı iyi tanımak gerekiyor. Bunun için de; yazılım, aynı sektördeki hangi işletmelere kuruldu? Yazılım ileride ortaya çıkacak ihtiyaçlara göre es-netilebilir mi ve bunun maliyeti nedir? Bu yazılımla aynı fonksiyonlara sahip ve aynı maliyette (ya da daha düşük maliyette) yerli veya yabancı yazılım mevcut mu? Yazılımın pilot uygulaması yapıldı mı? gibi bazı soruların cevaplarını öğrenip tatmin olmak gerekiyor.
• Yazılımın satın alınmasında kurulmasında sadece üretimi düşünmek: Günümüzde özellikle kurumsal kaynak planlaması yapabilen (ERP) yazılımlar satın alınırken yapılan en büyük yanlışlık sadece üretimin fikrini alıp organizasyon şemasının diğer unsurlarını proje ekibine katmamaktır. Bunun neticesinde büyük bir ERP yazılımı satın alınıp sadece üretimde uygulanır ve yönetim, muhasebe, insan kaynakları bazı şahsi programlar ve formüller kurarak kendi işlerini yapmaya çalışırlar ki bu durum yönetim ve raporlama açısından çok sakıncalı.
• Personele yazılım eğitiminin verilmesi: KOBİ’ler genelde yazılım kurulması sırasında bu yazılımı kullanacak personelin tümüne değil de seçilen bazı kişilere eğitim veriliyor. Bunun sebebi de eğitimin maliyet olarak görülmesidir. Halbuki yazılım eğitimleri birçok yazılım firmasında program satışı sırasında ücretsiz veriliyor. Eğitim almayan diğer personelin yazılımı kullanması ancak eğitim alan personelin yardımlarıyla mümkündür. Bu durum yazılımın üreteceği çıktıların (yani raporlar ve bilgileri) güvenilirliğini direkt etkileyebiliyor.
• Yazılım kurulumunun zaman planlamasının yapılmaması: KOBİ’ler yazılımı aldıklarında hemen bu yazılımın rapor üretmesini beklerler. Fakat bu tür programlarda veri tabanı oluşması gerektiğinden bu durum biraz zaman alabilmekte, işletme yöneticilerinin zaman planlamasını (hangi zamanda, hangi modüllerden, hangi raporlar elde edilebilecek?) yapmaları halinde ise ileride ortaya çıkacak motivasyon eksikliği ve uyuşmazlıklar önlenmiş olur.
• Bulut teknolojilerden ve entegre çözümlerden haberdar olmamak: KOBİ’ler tüm işlemlerini artık bulut teknolojilerden faydalanarak işletme dışında bir veri tabanında ar-şivleyebiliyor. Bu sayede diledikleri zaman ve diledikleri yerde geçmiş ve mevcut verilerine bilgisayar, cep telefonu veya tabletlerinden ulaşabiliyor. Bu durum işletmelerin ver kaybetme riskini ve maliyetini ortadan kaldırıyor. Ayrıca bulut teknolojiler ile entegre tüm uygulamaları (basım, tarama vs) birlikte kullandıklarında verimlilikleri artıyor.
Bir işletmede kurumsal kaynak planlaması (ERP) yapabilen bir yazılım satın alınmış ve kurulumu yapılmış olduğu halde, herhangi bir departmanda hala şahsi programlar, ek programlar, formüller kullanılıyorsa o program atıl kalmıştır. Unutulmamalıdır ki bu tür kaynak planlaması yapabilen yazılımların temeli muhasebedir. Çünkü muhasebe artık organizasyon şemasının her birimin-dedir. iyi bir yazılımla maliyet kontrolü sağlanabileceği gibi, etkin olarak kullanılamayan bir yazılımında yüksek maliyetlere yol açabileceği gerçeği göz ardı edilmemeli. Ülkemizde küçük ya da büyük hiçbir işletmenin basit yanlışlıklarla kaynak israf etme lüksü yok. Tüm bunları iyi kavraya-bilmenin yolu öğrenen organizasyonlar yaratabilmektir. KOBİ’lerin sürdürülebilirlikleri ve büyümeleri için, teknoloji ve bulut çözümler ile entegre olmaktan başka çareleri yoktur.
Doc. Dr. Volkan Demir
Galatasaray Üniversitesi Muhasebe – Finansman Anabilim Dalı Öğretim Üyesi ‘ işletme Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürü vdemir@gsu.edu.tr
