Kadın Girişimciden Şirketlere Toplantı Evi Konsepti
Begüm Başokçudan Kadınlara Girişimcilik Örneği
Organizasyon şirketine gelen taleplerde ajans sahiplerinin sürekli bahçe içinde keyifli bir ortamda rahat toplantı yapılacak yerler aramasıyla bir fikir geliştiren kadın girişimci Begüm Başokçu, Toplantı Evi konseptini yarattı. Bir toplantı odasında olabilecek tüm donanıma sahip Toplantı Evi’nde bahçede mangal bile yapmak mümkün.
Toplantı yapmak kurumsal hayatın bir vazgeçilmesi. Sürekli kapalı alanda çalışan insanların kendilerini evde hissedecekleri rahat bir ortamda toplantı yapmak ise herkesin arzusu.
Özellikle büyükşehirlerde bu anlamda ihtiyaç her geçen gün artıyor. Bahsedeceğimiz Toplantı Evi, bu ihtiyaçtan doğmuş bir girişim.
Bee Events tarafından kurulan ‘Toplantı Evi’, ev konforunda toplantı ve organizasyon hedefiyle dört ayrı katta dört farklı toplantı odasıyla hizmet veriyor. Bahçe, antre, salon ve teras katlarında yer alan toplantı odaları boğaz manzarası ile öne çıkarken, odaların alabileceği maksimum katılımcı sayısı 15 -25 arasında değişiyor.
Toplantı Evi’nde toplantılar için standart hizmetler arasında, teknik ekipman, bilgisayara bağlanabilen ses sistemi, flipchart ve sınırsız internet olanakları yer alıyor.
Organizasyon ‘Girişimci’ çıktı
Bu girişim Begüm Başokçu tarafından hayata geçirilmiş. Üniversiteden mezun olduktan sonra 2002 yılına kadar iki farklı yabancı kurumsal firmada çalışan Başokçu, son çalıştığı Amerikan spor giyim firmasında, şirketin organizasyonlarını yapmaya başlamış. Bu işi seven Başokçu, bir anda kendini işin mutfağında yani bir organizasyon ajansında çalışırken bulmuş. 2007 yılında kendi organizasyon şirketi olan Bee Events’i kuran Başokçu, organizasyon işi yaparken hem kendi hem de farklı ajans sahiplerinin sürekli bahçe içinde keyifli bir ortamda rahat toplantı yapılacak yerler aramasıyla da Toplantı Evi konseptini yaratmış ve 2012 yılının Kasım ayında açmış.
Evden çalışanlar için uygun
Şirketlerin kira maliyetleri arttıkça toplantı salonlarına ayrılan yerlerin azaldığını söyleyen Başokçu, ayrıca markaların yaratıcılığı arttıracak kampanya, proje veya pazarlama aktivitelerini ajansları ile görüşmek için genelde konforlu ve rahat alanları tercih etmeye başladıklarına dikkat çekiyor. Yurtdışında şirketlerin çalışma alanlarının açık ofislere dönüşmeye başladığını belirten Başokçu, şöyle devam ediyor:
“Hatta genelde evden çalışan elemanlar bağlı bulundukları şirkete gittiklerinde müsait bir masa bulup oraya oturarak çalışıyorlar. Toplantı yapmak istediklerinde genelde kafeleri tercih ediyorlar. Fakat gizlilik açısından bu tarz mekanlarda toplantı yapmak pek uygun değil. O yüzden toplantı yapan ekibe özel mekanları kullanmak daha uygun, işimiz gereği bizde yurt dışına çıktığımızda bu tarz alanları kullanıyoruz. Bu firmalardan bir tanesi şu an Türkiye’de de servis vermeye başladı.”
Mangal bile var
Toplantı Evi’nde dört adet toplantı odası bulunuyor. Her biri bir katta kendisine ait balkon veya bahçeye sahip olan salonlar. Salonların tüm teknik alt yapıları ise hazır durumda. Projeksiyon cihazı veya 3D led TV’ler mevcut. Her katta free vvireless hizmeti bulunuyor, isterseniz bahçede veya toplantı salonunun terasında bile çalışabiliyorsunuz.
Sabah kahvaltısı, kahve arası ve öğle yemeği servisi verilen Toplantı Evi’nde toplantının içeriğine göre tercih edilen ikramlar servis ediliyor. Sadece oda kullanıp çay & kahve talep edenler de olduğunu belirten Başokçu, “Bahçe de bar-bekü alanımız var, sucuk, köfte gibi mangal talebi de gelebilir. Geçenlerde bir kolejin mezunlar buluşmasını organize ettik. Kısır, yaprak dolması bile servis ettik. Talebe göre her türlü ikram servis ediliyor. Bunun dışında sadece toplantı değil çocuk doğum günleri için de mekanımız kullanılabilir’’ diyor.
Üç adet salon 15 kişiye, bir tanesi ise 20 kişiye hizmet veriyor. Aynı gün içinde tüm salonları farklı firmalara kiraya vermeyi tercih etmediklerini ifade eden Başokçu, mutlaka bir salonu boş bıraktıklarını, ferah ve rahatlığın kendileri için önemli olduğuna vurgu yapıyor.
Önümüzdeki dönemde İstanbul’un Anadolu yakasına da bir şube açmayı planladıklarını belirten Başokçu, şirketlerin toplantılarını bu tarz mekanlarda yapmayı tercih etmelerinin nedenini şöyle açıklıyor:
“Öncelikle ofislerinde yeterli toplantı salonu olmadığı için tercih ediyorlar. Bir de ofis dışında toplantı yapmak daha keyifli. Toplantı Evi’nin bir diğer özelliği de plaza ortamından çok daha farklı. Bahçeli bir villadasınız camı açıp oturabilirsiniz veya bahçede çimlere yayılarak çalışabilirsiniz.
Müşteri portföyümüzde hızlı tüketim firmaları ve reklam ajansları ağırlıkta. Reklam ajansları müşterilerini burada ağırlamaya başladı. Unilever, Ülker, Google, Mars Gıda, Türk Ekspres, Brandit mekanımızı kullanan şirketlerden bazıları. Öncelikle bu fikri duyanlar gelip toplantı yapmak çok istiyorlar.”
Beyin fırtınası yapılıyor
Begüm Başokçu, şirketlerin Toplantı Evi’ni daha çok beyin fırtınası için kullandıklarına dikkat çekiyor. Rahat bir ortamın yaratıcı fikirleri de tetiklediğini ifade eden Başokçu, şirketlerin ajanslarını davet edip istedikleri gibi rahat bir ortamda çalıştığını kaydediyor. Başokçu, şöyle bir örnek veriyor:
“Çok sevilen bir şampuan markasının reklam filminde oynayacağı kızların seçimi burada yapıldı. Hem kızlar sıralarının gelmesini beklerken stres olmadılar, hem de marka yöneticisi ve ajans raiıat bir ortamda çalıştılar. Daha çok hızlı tüketim firmaları ile çalışıyoruz içerik olarak ne konuşuyorlar bilmiyoruz ama buradan yüzleri gülerek çıktıklarım görüyoruz.”
