İş Yerinde Zamanı Nasıl Verimli Kullanabiliriz

Çalışma saatlerimiz genelde sabah 9 akşam 6. Tabii 8-9 saatin tamamını çalışarak geçirmiyoruz. İlgilendiğimiz onlarca şey var. Sabah gazetelere gözatmak, çay kahve molaları, sohbet, internette zaman geçirmek… İşe aktif olarak başlamak, işe geliş saatinden ortalama minimum 30-45 dakika, maksimum 1-1,5 saat sonra olabiliyor. Gün içinde çalışmak dışında yaptığımız şeyleri, geçirdiğimiz zamanları da düşünürsek iş saatlerinin belki de ancak yarısını verimli bir şekilde geçirebiliyoruz. Sabah saatlerinde gün için yapılan güzel bir plan işleri yetiştirme konusunda çok yardımcı olabiliyor.

Çalışma saatlerinin yetmediğinden şikayetçi oluyor musunuz? Veya işleri yetiştirememekten? Bunların tek nedeni iş yoğunluğu olmayabilir. Zamanını iyi kullanamayan birçok çalışan aynı nedenlerden ötürü şikayetçi. Her ne kadar sabah 9 akşam 6 çalışsak da ofislerde geçen zamanımızın tamamını işe vermiyoruz. Etrafta dikkati dağıtan çok şey var. İşin en zor kısmı da sabah işe geldiğimizde çalışmaya hazır olma kısmı. Hele de hareketli bir akşam geçirmişsek iş daha da zorlaşıyor. Önceki akşam bir etkinliğe, konsere gitmişsek, geç saatlere kadar oturup televizyon izlemişsek çalışmaya başlamamak için kendimize küçük küçük işler çıkarıyoruz. Sabah işe geldiğimizde önce bir gazetelere bakıyoruz, çay kahve içip uyanmaya çalışıyoruz, e-postalarımızı kontrol ediyoruz, işyerindeki arkadaşlarımızla sohbet ediyoruz… Bir de bakmışız 1-2 saat geçmiş bile! Sadece sabah da değil, gün içinde iş dışında yaptığımız bir sürü şey var. Telefon görüşmeleri, internette çeşitli sitelerde gezmek, o akşam veya o haftayla ilgili planlar yapmak, çay kahve molaları, sohbetler… Hepsi de az zaman alan şeyler fakat topladığımızda birkaç saatimizi götürmüş oluyor. Bu da verimi düşürüyor. Tabii ki 8-9 saat sadece işle ilgilenmek de imkansız. Aralarda molalar, rahatlatıcı aktiviteler gerekiyor ama süresinin çok iyi ayarlanması lazım.

Önce elinizdeki işi bitirin sonra diğerine geçin

Zamanı iyi kullanamamızın birçok nedeni var. Bunlar kişisel, dışsal, mekanik ve örgütsel nedenler olarak kendi içlerinde ayrılabiliyor. Kişisel nedenler arasında düzensizlik, dağınıklık, organize olamamak, ertelemek gibi maddeler yer alıyor. Dışsal nedenler ise iş gezileri ve ziyaretçiler. Özellikle ziyaretçilerin harcadığı zamana biz karar veremiyoruz. Gelen misafire git diyemediğimiz için zaman konusunda ipin ucunu kaçırabiliyoruz. Örgütsel nedenler arasında ise görev tanımlarının belli olmaması, karar verememe, gereksiz yere uzayan toplantılar bulunuyor. Mekanik nedenler ise teknolojiyle yani cep telefonuyla, internetle vs ilgili olan nedenler. Sadece bunlar da değil, kültürün de etkisi var. Türkler, zaman yönetiminde diğer uluslarla karşılaştırıldığında sınıfta kalıyor. Bunun nedeni de ayrıntılarda boğulma, prosedürlerin fazla olması, hata yapmaktan kaçınmak için fazlasıyla mükemmeliyetçi yaklaşma, günlük taze planlar yapmak yerine otomatik hareket etme, erteleme, yetkinlik paylaşımının az olması, aktif dinlemenin olmaması, dinlenme saatlerini sınırlandıramama…

Yönetici koçu ve eğitmen Fuat Yalçın, Türklerin aynı anda iki işi bitirmeye çalıştıklarını ve bunu da olumlu bir yetkinlik olarak gördüklerini söylüyor. Yani bir işe başlıyor, bir süre sonra onu kenarda tutup başka bir işe el atıyorlar. O esnada telefon çalıyor ve telefondaki işi hallediyorlar. Bununla çok mutlu oluyorlar. Hatta işin dinamiğinin böyle olduğunu ve başka bir yolu olmadığı konusunda ısrar edenler bile oluyor. Ama işleri bu şekilde yürütmek ne kadar doğru? Almanlar veya İngilizler çalışma yaparken bir tek işi ele alıyor ve onu bitirdikten sona diğerine geçiyorlar. O arada bir başka iş gelirse veya bölünmeye teşebbüs edilirse işlerini bölmüyorlar. Açık bir şekilde kendilerini iyi yönetiyorlar. Yalçın, Türkler olarak diğerlerini mutlu etmek adına gücü kendimize değil dışarıya odakladığımızı söylüyor.

Aslında 5-7 saat çalışıyoruz

Çalışanlar gün içinde daha çok sosyal medyadaki hesaplarını kontrol ediyor, kişisel e-postalarını okuyor, fırsat sitelerinde alışveriş yapıyor, işiyle alakalı konularda eğitim, kongre, konferans araştırmalarıyla uğraşıyor. Bunlar dışında dedikodu, akşam için plan yapma, tatil planlama, hobi paylaşımı da iş dışı günlük rutinlerde yer alıyor. Uzman Psikolog Gülşah Beştav, sabah işe aktif olarak başlama süresinin işe geliş saatinden ortalama minimum 30-45 dakika, maksimum 1-1,5 saat sonra olabildiğini söylüyor. Kişisel telefonlar ve e-postalara harcanan ortalama zaman değişse de günlük ortalama 30-50 dakika alıyor. Türkiye’de çalışma saatleri daha fazla olduğu için bu süre uzayabiliyor. Telefon ve e-postaların içerikleri de genellikle iletişim, etkileşim ya da bilgi paylaşımından daha fazlasını kapsadığı için hatırı sayılır düzeyde zaman kaybına yol açıyor.
Birden fazla işle uğraşmak durumunda kaldığımızda çok önemli işler, önemli işler ve görece daha az önemli işler diye üç gruba ayırarak günlük yapılacak işler listesini planlanabilir. Beştav, çok önemli işlerle başlayıp daha sonra diğer iki grubu sırasıyla yapmanın hem zamanı etkin kullanmayı sağladığını hem de konsantrasyon ve iş verimliliğini artırdığını söylüyor.

Peki bütün bu iş dışı aktiviteleri çıkardığımızda günde kaç saat çalışıyoruz? Beştav, sabah işe başlayana kadar geçen süredeki kaybı çıkartırsak sabahtan öğlene kadar 2-3 saat, öğle yemeğinden akşama kadar geçen süredeki kaybı da çıkartırsak öğleden sonrada 3-4 saat aktif çalıştığımızı söylüyor. Toplamda 5-7 saat aralığında bir çalışma süremiz var.

İyi bir zaman yönetimi sayesinde verimliliğin artacağını, kalitenin yükseleceğini, kurumlarda rekabet gücünün artacağını belirten uzman endüstri ve örgüt psikoloğu Dilek Kılıç, aynı zamanda iş yükünün neden olduğu baskı ve zorlanmaların azalacağını, böylece başarıya katkı sağlanacağını ifade ediyor: “Zamanı iyi yönettiğimizde zaman kaybı ve israf önlenir, önemli olan işlere öncelik verilir. Stres önlenebilir, elde edilen enerji ve zaman iş ve özel hayatta daha dengeli ve mutlu yaşamayı sağlar. Yöneticiler zamanı etkin kullanabildiğinde; aynı miktarda zamanda daha fazla iş ya da faaliyeti başarabiliyor, toplantıları daha verimli yönetebiliyor, takım ruhunu daha kolay yaratabiliyorlar.”

Güne iyi başlamak önemli

Sabah işe gelindiğinde uyanmakla, açılmakla da zaman kaybediliyor. Fiziksel olarak güne hazır olmak gerekiyor. Tabii zihnen de. İyi bir uyku, sağlam bir kahvaltı günün iyi geçmesi için güzel bir başlangıç olabilir. Alışkanlıkları değiştirmek de bir başka yöntem. Zihin, her gün aynı şekilde planlandığında yeni bir uyaran alamadığı için bunu otomatik davranışa dönüştürüyor, bu da yaratıcı düşünmeyi engelliyor. Zamanı etkin yönetebilmek için hızı, belleği, dikkati, esnekliği ve problem çözme becerilerini geliştirmemiz gerekiyor. Gülşah Beştav, bunun en iyi yolunun her günü bir önceki günün rutininden farklı kılacak bir etkinlik eklemek olduğunu ifade ediyor. Örneğin bir gün işe farklı bir yoldan gitmek, bir gün farklı bir salata yemek, bir gün hiç gitmediğiniz bir kafeye gitmek gibi.

Zaman kaybına neden olan şeyler
İşyerinde iş dışında ilgilendiğimiz birçok şey var. Bunların başında da arkadaşlarla telefonda konuşmak, dert paylaşmak geliyor. Bunun dışında vaktimizi alan şeyler:
* Sosyal medya
* Uzayan çay kahve molaları
* Kişisel e-posta yazışmaları
* Mesajlaşama. Bu daha çok gençlerde görülüyor ve çabuk yaptıkları için rahatlar. İşlerini aksatmadıklarını düşünüyorlar.
* Planların net olmayışı.
* Erteleme
* Davetsiz ziyaretçiler.
* Uzayan toplantılar.
* Teknik ve tedariksel problemler.
* Kişisel problemlerin işe aksettirilmesi.
* Kendine aşırı güvenerek hafife alma ve ön yargı.
* Hedeflerin belirsizliği.
* Öz disiplin yokluğu.
* Düzensizlik.
* Evrak düşkünlüğü.
* Görev ve iş tanımlarının yapılmaması.

Zamanı nasıl verimli kullanabiliriz?
Bu konuda çok fazla öneri var ama genel olarak hepsi plan, program yapmaktan geçiyor.
* Gününüzü önceden planlayın.
* Yapılacak işe ne kadar zaman ayıracağınızı belirleyin.
* Planlarınızı yazılı yapmaya özen gösterin, günlük gibi bir defter tutun. Hatta biten işlerinizin üzerini çizin. Bu da size motivasyon sağlar. Bu defteri yanınızda taşıyın. Böylece acil bir şey olduğunda not edebilirsiniz.
* E-postalara ve telefonlara yanıt vermek için günün belli bir saatini seçin. Size dönüş yapılmasının daha hızlı olması açısından sabah saatleri önerilir. Seçtiğiniz bu saati de aşmayın!
* Önemli ve öncelikli işleri günün verimli olduğunuz saatlerine alın.
* Uzun ve kısa vadeli hedeflerinizi belirleyin.
* Aceleci davranmayın, sakin ve sabırlı olup adım adım ilerleyin.
* Gereksiz kırtasiyecilik yapmayın, masanız ve özel eşyalarınız hep bir düzen içinde olsun.
* İşlerinizi paylaşın, gerektiğinde sorumluluk verin.
* Ertelemeyin, hemen başlayın, yarım bırakmadan, başka işe geçmeksizin tamamlayın.
* Kendinizi tanıyın, sınırlarınızı fark edin; hangi durumlarda zamanı nasıl yönettiğinizi gözlemleyin.
* Öncelikle sıkıcı olan kaçtığınız işlerinizi halledin.
* Davetsiz misafirlere ve telefon konuşmalarına fazla zaman ayırmayın.
* Hayır diyebilin.
* Kararsız kaldığınız noktalarda alternatifleri eleyin.
* Kendinizi gereğinden fazla işe adamayın, dinlenmeye, sosyal aktivitelere, spora ve küçük kişisel ödüllere zaman dilimi yaratın.
* İşe koyulduktan sonra her saat başı ortalama 5-10 dakikalık molalar verin.
* Günün bitiminde bir ödül eklemek de günün sonunu iple çekmenizi ve zevkle çalışmanızı sağlar.
* Zaman çizelgesi kullanın.
* Büyük işleri uygun dilimlere bölün.
* Etkin ve hızlı okuma tekniği geliştirin.
* Çok yoğunsanız kapınıza, masanıza ‘rahatsız etmeyin’ yazısı koyun.
* Telefon görüşmesi yaparken veya yüz yüze iletişim halindeyken başka bir işle uğraşmayın. Kurduğunuz iletişime odaklanın. Dikkatiniz başka bir işle uğraşmaktan dağılmayacağı için daha hızlı ilerleyebilirsiniz.
* Bütün bunlara rağmen hala zaman yönetimi konusunda problem yaşıyorsanız neye ne kadar zaman harcadığınızı bir yere not edin. Gün sonunda nelerden kısmanız gerektiğini daha rahat görebilirsiniz.