İletişimde Etkinliği Artırma Yöntemleri
BİR örgüt, kurum veya şirkette çalışanlar, zamanlarının dörtte üçüne yakın bir bölümünü sözlü, yazılı veya sosyal medya iletişimine ayırır. Bu nedenle, kurum yönetiminden siyasete, gazetecilikten reklamcılığa kadar her alanda iletişim ve iletişimdeki etkinlik büyük önem taşır.
Facebook ve Twitter gibi sosyal medya araçlarının hızı bir şekilde yaygınlaşmasının da gösterdiği gibi iletişim kurma isteği, insanların temel ihtiyaçlarından biridir. İletişimin özü olan anlamak ve anlaşılmak insan topluluklarının, gelişen bir topluma dönüşmesini sağlar.
iletişimsizlik, kişiler ve gruplar arasındaki olumsuz duyguların başlıca nedenidir. Yaşanan sorunların büyük bölümü kişiler arasındaki iletişimin aksamasından veya bozulmasından kaynaklanır. Bilginin aktarılması ve yayılmasındaki sorunlar, sistemleri işlemez hale getirebilir.
Elektronik iletişimde bağlantı kopukluğu, parazit ve hata uyarıları bizi farklı yöntemler aramaya zorlar. Sözlü veya yazılı iletişimde ise bu tür uyarı sinyalleri nadiren ortaya çıkar. İletişimde etkinlik sağlamaya yeterince önem verilmediğinde iletişim için verilen emekler boşa gider.
İletişimin içeriği ve duygusal çerçevesi belirlenirken, yaşayan kültürden yararlanmak şarttır. Mevcut toplumsal kültüre uyum göstermeyen iletiler, sert bir duvara çarpar ve hedef kitleyi etkilemeden geri döner.
İKİ YÖNLÜ İLETİŞİM
Kurmak istediğiniz iletişiminin işlevini yerine getirmesi için aşağıdaki önerileri dikkate almanız yarar sağlayabilir:
■ Zamanlamaya önem verin. Doğru iletişimi yanlış zamanda, yanlış iletişimi de doğru zamanda kurmak iletinin etkisini azaltır.
■ İletişim yönteminiz yalnız yukarıdan aşağı olmasın. Tabandan tavana iletişim kanallarını da hep açık tutun. Geri bildirimi (feedback) ihmal etmeyin. İletişimi mümkün olduğu kadar interaktif yöntemlerle yapmaya gayret edin.
■ İletişim sürecinde ortak noktaları araştırın ve bulun. İletişimin bir amacının da bilgi stokunu artırmak ve problem çözmek olduğunu unutmayın.
■ İletinizde yenilik, ilginçlik ve çarpıcılık gibi unsurlar, katma değer yaratır. Yenilik dikkat çekerken, ilginçlik iletinin teğet geçmesini önler.
■ İletişimin, hedef kitlelerinin nitelik ve özelliklerine uygun olması etkinlik oranını yüzde 100’e kadar çıkarabilir.
İLETİŞİM DEĞERİNİ YÜKSELTEN ETKENLER
Aşağıdaki etkenlerin dikkate alınması iletişimden beklenen etkinliği azami düzeye çıkarabilir:
■ Güçlü içerik: Bir iletinin ana unsuru içeriktir. “İçerik” güçlü ve dolgun olmadığında, iletişim için verilen emekler boşa gider. Verimli bir hazırlık ve bilgi toplama döneminden sonra ileti taslaklarının analiz edilmesi içeriği güçlendirir.
■ Hedef kitlenin profili: İletişimin içeriğinin, ulaşılması amaçlanan kitlenin yaş, cinsiyet, eğitim düzeyi, meslek, hayat tarzı ve dünya görüşü gibi temel nitelikleri ile uyumlu olması etkinliği artırır.
■ Simetri ilkesi: iletişimin içeriği ne kadar güçlü olursa olsun iletilen bilgi miktarı, simetri kuralı nedeniyle karşı tarafın anlama ve kavrama kapasitesi ile sınırlıdır. İletişim sürecinde yabancı kelimelerin ve bilimsel terimlerin aşırı kullanımı, iletiyi zayıflatır. Ancak anlaşılır olmak için önce hedef kitleyi empati duygusundan da yararlanarak “anlamak” gerekir.
■ Saygı şart: İletişim kurulmak istenen kişiyi “adam etmeye” ve doğru yola getirmeye yönelik iletişim gayretleri ancak çok kısa bir süre için sonuç verir. Karşı tarafın kişiliğine, düşünce ve inançlarına saygı duyularak yürütülen iletişim çabaları ise kalıcı olur.
■ Duyguların rolü: Elektronik makineler arasındaki iletişimde tek önemli olan içeriktir. İnsanlar arasındaki iletişimde ise duygular devreye girer. Vücut dili, ses tonu ve üslup gibi özellikler içeriği değiştirir veya zenginleştirir. Duygular dikkate alınmadığında iletişim tek yönlü olur ve çıkmaz sokaklara sapar.
■ Güven ve inandırıcılık: İleti içeriğinin güven verici ve inandırıcı olması, iletişimin etkisini mümkün olan en üst düzeye kadar yükseltebilir.
