İletişim – Toplantı – Toplantıya Hazırlanma
İLETİŞİM
Olmazsa olmaz iletişim;
Var olduğumuz sürece hayatımızda ve yaşamımızın her anında insanlarla kurduğumuz tüm ilişkilerimizin temelinde İLETİŞİM yatar.
İletişimde ilk adım bir bakış, bir tebessüm, bir veya birden çok eylemdir. İletişimimizin ayrılmaz en önemli parçası ise dinlemektir.
İlk iletişim kurduğumuz anlarda önemli olan, empatiyle dinlemek, duygularımızla izlemek, dikkatle gözlemek ve mantığımızla karar vermektir.
Aynı zamanda söyleneni anlamak ve algılamak için söz kesmeden, ne cevap vereceğinizi düşünmeden ve önyargılarınızdan arınmış olarak, sabırla cümlenin sonunu beklemek gerekir…
Çünkü başarılı ve mutlu olabilmenin en önemli altın anahtarı öğrenebilmek için dinlemektir.
“Unutmamamız gerekir ki dinlemeden bilemeyir„ yoruın yapamayız ve gerekli karart veremeyiz, ”
Kısaca iletişim; birbirinin varlığından haberdar olan ve belirli amaçlar için kişiler arasında bir takım düşünsel ve içsel mesajların alış verişi ile oluşan iki yönlü karşılıklı bir sonuç ve oluşumdur.
Bundan dolayıdır ki iletişim üç safhada oluşur;
• DİNLEMEK
• ALGILAMAK
• İLETMEK
Dinlemek;
Vereceğimiz cevabı düşünmeden ve önyargısız olarak söylenenleri algılayarak ve anlamak için söz kesmeden dinlemektir.
Bir gerçektir ki anlatılanları siz dinlemezseniz mutlaka bir başkası dinleyecektir.
Algılamak;
Olayları nasıl gördüğümüzdiir ve bakış açımızdır. Algılama farklılığını gidermek için;
• Soru sormalıyız,
• Açıklamalıyız,
• Dinlemeliyiz,
İletmek;
Karşı tarafa anlatmak istediğinizi ve vermek istediğiniz mesajı kesinlikle göz teması içinde sesimizi doğru kullanarak düzgün etkili bir dille ve beden dilimizle hissettirmektir.
Etkin dinlemek ve anlamak için;
Öncelikle;
Yoğunlaşmak,
Empati kurmak,
Kabullenmek,
Bütünü anlamaya çalışmak,
Dinlemeye istekli olmak gereklidir.
Dinlemek; öğrenebilen ve geliştirebilen bir beceridir.
Dinlemek; işitmek değildir.
Dinlemek; dikkatle dinlemek ve anlamaya çalışarak gerçekten algılamaktır. İşitmek sadece kelimeleri ve sözleri duymaktır.
Dinlemek ise söylenenleri dikkat etmeyi, yazı m lamayı ve hatırlamayı gerektirir.
Bir gerçektir ki, pasif dinlemek söylenenleri ve kelimeleri her zaman eksik kaydeder.
Etkin dinlemek ve Pozitif iletişim kurmak için iletişim anında dikkat etmemiz gerekenler;
1-) İçsel ve güdüsel dinlediğimizde;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaj = Dinlemek istiyorum ve seni dinliyorum demektir.
2-) Göz göze geldiğimizde;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaj= Senin bakış açını görüyorum ve anlamaya çalışıyorum demektir.
3-)İlgilendiğimizde ve ilgiyi beden diliyle gösterdiğimizde;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaj= Seninle ilgiliyim ve genel olarak ilgileniyorum demektir.
4-) Dikkat dağıtacak eylemlerden uzak durduğumuzda;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaja Seninleyim ve seninle birlikleyim demektir.
5-) Bütünü görmeye çalıştığımızda;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaj= Seni ve tüm söylediklerini anlıyorum demektir.
6-) Sormak istediğimiz soruyu sorduğumuzda;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaj- Öğrenmeliyim ve birlikte nasıl doğruya gidebiliriz demektir.
7-) Anlamadığımızı tekrar sorduğumuzda;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaj- Emin olmak ve emin olmanı istiyorum demektir.
😎 Empati kurduğumuzda;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaj= Senin duygularını hissediyorum ve seni çok iyi anlıyorum demektir.
9-) Sabırlı olup, sabırla dinlediğimizde;
Karşı tarafa verdiğimiz ıııesaj= Daha net anlayabilmem için anlayabileceğim kadar ve algılayabileceğim şekilde anlat demektir.
10-) Önyargılardan arınıp peşin fikirli olmadığımızda;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaj= Düşüncelerin ve bilgilerin
benim için çok önemli demektir.
11-) Dinleme ve konuşma dengesini sağladığımızda;
Karşı tarafa verdiğimiz mesaj= Sen benim için önemlisin demektir.
OLUMLU İLETİSİM KURMAK İÇİN
Olumlu bir iletişim kurmak ve o ilişkide sağlıklı sonuçlara ulaşmak için;
• Derhal ilgilenmeliyiz,
• Oluşan problemi ve verilen mesajt tam ve net anlamalıyız,
• Doğru zamanda harekete geçmeliyiz,
• ilişkiyi giiven ve uyumla pekiştirmeliyiz.
Dolayısıyla pozitif ve kazançlı bir ilişki için iletişimlerinizde,
Verilen mesajı anlamalısınız;
• Teknik açıdan ve duygusal açıdan anlamalısınız.
• Kişi için öneıni açısından anlamalısınız.
• İlişkinin niteliği ve niceliği açısından tam ne olduğunu anlamalısınız.
Derhal ilgilenmelisiniz;
Bilmeliyiz ki çözüm bekleyen kişi ciddiye alınmak ister.
• Her şeyi anlatmasına izin verin ve sabırla sözünü kesmeden dinlemelisiniz.
• Gerekli somları sorun ve mümkünse yazılı notlar almalısınız.
Hemen harekete geçmelisiniz;
• Açık ve net bir dille gerekli bilgiyi vermelisiniz.
• Yapılacakları açık ve net anlatmalısınız.
• Konuyla ilgili kişiyi bizzat bulmalısınız ve konuyu net iletmelisiniz.
İlişkiyi pekiştirmelisiniz:
• BireyseI sorumluluğunuzu üstlenerek gerekli sorumluluğu almalısınız.
• Olumlu çözümler oluşturmak için gösterdiğiniz çabayı ve gayretinizi, karşı tarafın takdir etmesini sağlamalısınız.
İLETİŞİMDE KARSIMIZA ÇIKACAK OLAN İLETİSİM ENGELLERİ
Fiziksel engeller:
• Duyma özürlü olmak,
• Konuşma özürlü olınak,
• Ses tonlaması bozuklukları,
Sosyal ve çevresel engeller:
• Karşımızdaki kişiyi görememek,
• Zamanın kısıtlı olması,
• Gürültü ve ses yoğunluğu,
• Kültür farklılığı,
• Sosyalitefarklılığı,
• Koku ve çevresel etkenler,
Psikolojik (duygusal) engeller:
• Önyargılı ve peşin fikirli olmak,
• Tatminsizlik ve hoşnutsuzluk halleri sergilenmesi,
• Hazırlıksız yakalanma stresi ve içsel gerginlik hali sergilenmesi,
• İsteksizlik ve moral bozukluğu durumu,
• Tutum ve davranışların saygısızlık boyutunda olması,
• Negatif kişilik halleri sergilenmesi,
Semantik engeller;
• Yanlış ifadeler ve yorumlar,
• Kullanılan kelimelerin anlamının bilinmemesi ve aynı kelimelerin faı kh anlamlarda kullanılması,
• Dilimizi düzgün kullanmamak, kullandığımız ve dilimizde anlam saptırması oluşturan yabancı kelimelerin girmesinden ötürü kelimelerin anlaşılmaması,
İLETİŞİMDE ENCFLLERİ ASMAK
İletişimde engelleri aşmak için önce emin olmalıyız, onu tanımalıyız, onu tam ve net anlayıp sonrasında karar verip gerekli planlamayı yapmalıyız.
Emin olmak; anladığımızdan ve anlaşıldığımızdan önyargısız olarak ve önyargılı düşüncelere yer vermeden emin olmalıyız…
Onu tanımak; Karşınızdaki kişiyi izlemle ve gözlemle tanımaya çalışıp o insana göre davranmalıyız. O insanın ( kültürel ve kişilikse!) yapısına göre davranışlar oluşturmalı ve sergilemeliyiz…
Anlamak ve planlamak; Neden iletişim kurduğumuzu ve iletişim kurduğumuz kişinin kim ve ne olduğunu bilerek ne için ve ne anlatamaya çalıştığını çok iyi bilmemiz gereklidir.
Aynı zamanda ne anlatmak istediğinizden de emin olarak o kişiye mesajınızın ne olduğunu ve davranış modelinizin nasıl olacağını önceden sezinlemeniz gerekmektedir.
Dolayısıyla önce bilmemiz gerek, sonra gelişen iletişimize göre doğal gelişmemiz gerekmektedir.
Yani, önce izlemek, gözlemek, algılamak ve yorumlayıp önyargısız karar vermemiz gerekmektedir.
İLETİŞİMDE GÜC FAKTÖRÜ
Yöneticilik ve liderlik bir etkileme girişimi olduğundan, yönetim ve iletişim için gücün kaynakları çok net bilinmelidir.
GÜÇ; Etkileme potansiyeline sahip olduğundan, her güç farklı bir etki oluşturur. Bu nedenledir ki iletişimin temelinde iki ayn güç vardır.
1-) Makamsa! güç;
• Otorite, müdürlük, şeftik vs makamları gücüdür.
• Kaynak ve ulaşım gücüdür
• Uzmanlık ve bilgi gücüdür.
• Ödü! ve disiplin gücüdür.
Makamsal güç bireye ait olmayıp, birey, makamın gelip geçici bir yetkilisidir.
2-) Kişisel güc:
• Karizma ve çekim gücüdür.
• Katılımcılık, yapıcı, eğitici, bilgilendirici, yaklaşıma ve demokratik olıııa gücüdür.
• iletişim becerisi ve kişisel yetenek gücüdür.
• Hayranlık duyuhııa, ilgi vs gibi etkinlik oluşturma gücüdür.
• Karşılıksız sevgi giicüdiir.
Kişisel güç, bireye ait ve kalıcı, aynı zamanda etkileyici olandır.
ÇATIŞMALARDA VE GÖRÜŞ AYRILIKLARINDA ÇÖZÜM YOLLARI
Tüm ilişkilerimizde, şirket içi veya şirket dışı ilişkilerimizde, zaman zaman sürtüşmeler ve tartışmalar yaşamamız kaçınılmazdır ve çok doğaldır.
Sürtüşmeler ve çatışmalar oluştuğunda, önemli olan dikkat etmemiz ve bilmemiz gereken çözüm yollarımız olmalıdır.
Dolayısıyla, sürtüşmeler ve çatışmalar vasanıldığında;
• Yaklaşımlarımız, kesinlikle yapıcı ve pozitif bir bakış açısıyla yapıcı ve yardımcı destekleyici olmalıyız…
• Mantık yoluyla ve inandırıcı olmalıyız…
• Övgü ve onure edici bir tutumla ortak göıiiş ve katılımcı olmalıyız…
• Öncelikle konuya odaklanıp konuyu ve çatışına sebebini çok iyi tahlil ve analiz ederek doğru teşhisi koymalıyız…
• Davranış ve yorumlarımız giiveıı verici ve teskin edici teselli verici olmalıdır…
Bu durumda, yardımcı olmaya çalışırken, kesinlikle bilmeliyiz ki sorunlarla karşılaşan insanların, genellikle yardıma ve desteğe ihtiyaçları vardır.
Yardıma ve desteğe ihtiyacı olan insanlar, doğal olarak kendilerini baskı altında hissettiklerinden, hassas bir psikolojiye sahiptirler!
Dolayısıyla çatışmalar, sürtüşmeler ve görüş aynlıklannda tartışmalar, genellikle ya grup içinde ya da gruplar arasında oluşur.
“Bu bilinçli, yapıcı ve destekleyici bir yaklaşımla, her iki tarafın da uzlaşmayla kazanması ve bireylerin kazanılması sağlanmalıdır. ”
TOPLANTI
Toplantı ve Toplantılara Hazırlık;
Toplantı, bilindiği üzere konuyla ilgili kişilerin bir araya gelerek, o konu hakkında en iyi ve en doğru kararlan saptaması ve kararların alınmasıdır…
Fakat toplantılarda kararlar alınırken, fikirler çatışmakta ve genellikle toplantılar amacına hitap etmeden anlamsız ve gereksiz sohbetlerle sonuçlanmaktadır!
Asıl önemli olan, toplantılara önceden hazırlanmak ve toplantılara konuyla ilgili fikir ve düşüncelerimizle girmektir…
Daha önemlisi ise bizlere kazandıracak olan en doğru ve en gerçekçi fikirleri ve düşünceleri benimseyip toplantıda karara bağlamaktır!
Toplantılara hazırlık;
Öncelikle toplantının amacını saptamalıyız.
Konuyu önceden araştırıp ve taslağını hazırlayıp gerekli olan her şeyi toplantı esnasında hazır bulundurmalıyız.
Konuyu önceden araştırmalıyız;
• Gerçek bilgileri araştırmalıyız…
• Konıınıın ana başlıkları belirlemeliyiz…
• Diğer bakış açılarındaki olası farklılıkları göz önünde bulundurmalıyız…
Konuların taslağını hazırlamalıyız;
• Son hedefleri belirlemeliyiz…
• Ana hedeflen’ dikkate almalıyız…
• Sorulacak sorulan hazırlamalıyız…
• Toplantı girişini plaıılamalıyız…
• Toplantının zaman çizelgesini belirlemeliyiz…
Gereken koşullan oluşturmalıyız ve materyalleri hazırlamalıyız;
• Toplantı davetini zamanında bildirmeliyiz.
• Bilgileri zamanında aktarmalıyız.
• Toplantı için rahat bir ortam sağlamalıyız.
• Toplantı için gerekli materyalleri hazırlamalıyız.
“Toplantıya mutlak ve mutlak zamanında başlayın! ”
Amaç; Toplantının amacını açık ve net bir şekilde ortaya koyun
Rehber; Toplantının en uygun sonuca ulaşması için etkili bir tartışma sağlayın ki en doğru diişiince ve görüşü ortaya çıkarabilmelisiniz.
Odaklanma; Toplantıya odaklanıp kesinlikle etkin ve doğru sonuçlar oluşturun.
Hareket; Toplantıda konuyla ilgili net, kesin kararlar ve onaylar alın.
Oğuzhan Doğani
