Hibrit toplantılar çok popüler oldu
BİR yıl öncesine kadar oteller etkinliklerle dolar taşardı. Ne var ki pandemi ile birlikte o günler geride kaldı. Sektör bu duruma çeşitli yeniliklerle yanıt veriyor. Otellerin en büyük gelir kalemlerinden olan etkinlik segmentinin tüm paydaşları ile durma noktasına gelmesi çeşitli çözümlerin hayata hızla geçirilmesi için vesile oluyor. Oteller toplantı salonlarında yaptıkları dijital dönüşüm çalışmaları ile fiziksel ve sanal toplantılara ev sahipliği yapar hale geldi. Sanal gerçeklik teknolojileri ile toplantı salonlarında gerçekleşen hibrit etkinliklere talep oldukça yüksek. En çok kurumsal şirketlerin tercih ettiği bu yeni konseptte, kısıtlı sayıda fiziki katılımcı olurken, sanal olarak yüzlerce/binlerce kişinin izlemesi mümkün oluyor. Teknoloji ile toplantılar, ister bir balo salonu görünümünde, ister olmak istediğiniz herhangi bir ülkede ya da arzu ettiğiniz özel tasarım konseptinde gerçekleşebiliyor.
ONCULUĞU DİVAN YAPTI
Kriz yönetimine alışkın bir sektörün oyuncuları olarak alternatifler üzerinde çalıştıklarını vurgulayan Divan Oteller Satış Direktörü Deniz Dikkaya, pandemiyle birlikte hayatımıza giren online toplantı deneyimini toplantı salonlarına nasıl taşırız düşüncesiyle Türkiye’nin ilk otel içi etkinlik stüdyosu olan “Divan İstanbul Studio Modern”i hayata geçirdiklerini açıklıyor. Bu proje için MICE sektöründen iş ortakları ile işbirliğine gittiklerini bildiren Dikkaya, “Toplantı salonlarımızı onlara tahsis ettik, sahne ve teknoloji firma partnerimiz de gerekli dijital kurulumları yaptı; ortaya harika dijital etkinlik sahneleri çıktı. Bu sahnelerde online eğitimlerden konserlere, bayi toplantılarından büyük sempozyumlara kadar binlerce kişiye hizmet sunacak çok farklı konseptlerde dijital işler üretiyoruz” diyor.
Dikkaya, bu dönemde yaptıkları işlerin tamamına yakınını, pandemi öncesinde olduğu gibi, MICE sektöründeki iş ortakları ile gerçekleştirdiklerinin altını çizerek, “Beş yıldızlı etkinliklere alışmış olan sektöre, otelimizde yine dijital sahnemizin yanı sıra Güvenli Turizm Sertifikalı ve ‘Divan Güven’ mottomuzla bütünleşmiş kaliteli otel ve servis hizmetimizi bir arada sunuyoruz. Toplantıya katılan konuşmacı misafirlerimiz bekleme zamanlarında konforlu ve güvenli bir ortamda yiyecek içecek hizmetlerini alıp, dinlenmek isterlerse otel odalarını da kullanabiliyorlar.”
Teknolojik toplantıların pandemi sonrasında hibrit etkinliklerle devam edeceğini savunan Dikkaya, Divan Otelleri için planlamalarını buna uygun olacak şekilde yaptıklarını anlatıyor ve “Normalleşme sonrasında hem kurumsal etkinlikler hem de sosyal davetler planlanırken artık yüz yüze ve online etkinlik beraber kurgulanacak. Bu sayede hem davete fiziki olarak katılan yüzlerce davetlinin yanında tüm dünyadan binlerce katılımcı ile çok farklı organizasyonlar yapılacak.”
İSTEDİĞİNİZ YERDESİNİZ
Sektörün ilk uluslararası yerli otel zinciri Dedeman Hotels & Resorts International da, toplantı ve etkinlik organizasyonları için yeni nesil dijital toplantı platformu uygulaması yapıyor. “Dedeman Dijital Toplantı Platformu” ile marka, toplam üç ülke ve 14 şehirde yer alan tüm otellerinde sanal etkinlik çözümleri sunuyor. Dedeman Hotels & Resorts International Satış ve Pazarlamadan Sorumlu icra Kurulu Üyesi Gülhan Balta Kuzu, “En hızlı, en verimli ve en yaratıcı sanal etkinlik çözümlerinin yer aldığı platformumuzun sahip olduğu teknoloji ile toplantılarınızı ister bir balo salonu görünümünde, isterseniz de olmak istediğiniz herhangi bir ülkede ya da arzu ettiğiniz özel tasarım konseptinde gerçekleştirebiliyoruz” diyor.
Tüm Dedeman otellerine kurulabilen stüdyoda, LED ekran, güçlü ses, ışık sistemleri, kamera ve reji sistemleri ile gerçekleşen çekimlerle dijital ortamlarda aynı anda canlı olarak karşılıklı sunumlar yapılabiliyor. Sahnede yapılan sunumlar aynı anda dijital ortamlarda canlı olarak yayınlanarak misafirlere ve çalışanlara anında ulaştırabi-liyor. Kurulan sistem ayrıca onların da yine canlı olarak dijital ortama bağlanıp karşılıklı sunumlar yapmasını sağlıyor. Dijital platformda, canlı olarak istenilen sayıda farklı noktaya aynı anda bağlantı kurulabilirken, sistemde yer alan dev ekranlarda sunum veya video içerikli projeler oynatılabiliyor. Greenbox stüdyosu ile sanal bir sahnede sunumlar gerçekleşebiliyor. Hayal edilen ve dijital ortamda çizilebilen tüm sahnelerin tasarıma yansıtılabildiği platformda, etkinlik sahibine mekândan bağımsız istediği konseptte istediği tasarımda etkinlik yapma olanağı sağlanıyor.
KUTULARDA ÖZEL LEZZETLER
En yeni oteli olan Elite World Sapanca Convention&Wellness Resort’u 650 milyon TL yatırım bedeliyle, bölgenin en büyük konaklama, toplantı ve spa kapasitesine sahip tesisi olarak turizme kazandıran Elite World Hotels de, yeni nesil dijital uygulamalarıyla iş dünyasına farklı deneyimler yaşatıyor. Son teknolojiye sahip stüdyoları ve uzman reji ekibiyle iş dünyasına yönelik hibrit toplantı dönemini hayata geçiren grup, ayrıca özel lezzetlerini toplantıya Online katılanlara özel kutularda ulaştırılmasını sağlıyor. Elite World Hotels CEO’su Eyüp Babür, “Greenbox teknolojisinin gücü ile istenilen mekandaymış gibi sunum atmosferi oluşturabiliyoruz. ‘Güvenli Turizm Sertifikası’na sahibiz. Geniş alanlarda, daha güvenli ve hijyenik bir ortamda, sosyal mesafeli buluşmalara ve organizasyonlara ev sahipliği yapabiliyoruz. Bunun yanma dijital yayıncılığın gücünü de ekleyerek hibrit toplantılar için uygun bir ortam oluşturduk. Konuklarımız eşsiz lezzetlerimizi ve konforlu odalarımızı yerinde deneyimleyebilecek.
Organizasyonlarımıza dijital ortamda katılanlara ise Türkiye’de bir ilk olarak otelimizin lezzetlerinin özel kutularda ulaştırıyoruz” diyor.
ACCOR’DAN TEKNOLOJİ İŞBİRLİĞİ
Dünyanın önde gelen otel gruplarından Accor Otel Grubu da, otellerinde fiziksel ve sanal toplantıları buluşturan kesintisiz ‘Ali Connect’ konseptli karma toplantıları hayata geçiriyor. Microsoft Teams destekli yeni bir karma toplantı konsepti olan ‘Ali Connect’i başlatmak için yazılım firması Microsoft ile güçlerini birleştiren grubun tüm dünyadaki otellerinin yüzde 55’i hibrit toplantı hizmeti sunabiliyor. Bu oranın 2022’ye kadar yüzde 100’e ulaştırılması hedefleniyor.
Sanal bağlantı ve etkileşim kurularak Microsoft Teams üzerinden düzenlenen etkinliklerde Accor otellerinin toplantı odalarında, Microsoft Teams Rooms ve Surface Hub 2S üzerinden sahadaki kişilerin sektör lideri ses ve video cihazı deneyimleri sayesinde uzaktan bağlantı kuruluyor. Aynı odada bulunuyormuş hissiyatı ile kolayca içerikler sunulurken bu çözüm sayesinde kapsamlı toplantı deneyimi gerçekleşiyor.
Firmanın Satış, Pazarlama, Dağıtım ve Sadakatten Sorumlu Grup Ticari Direktörü Patrick Mendes, “Accor tarafından yapılan araştırmaya göre, fiziksel toplantıların yüzde 50’si 2021’de online toplantılara dönüşecek. Katılımcıların yüzde 70’i hibrit toplantı ve etkinliklerin gelecekte önemli bir hizmet olduğunu düşünüyor. Sektör analizleri, kurumsal etkinlik bütçeleri pandemi öncesine dönse de online etkinliklere eğilimin süreceğini gösteriyor” diyor.
MOBIL PİŞİRME İSTASYONLARI
Accor Otelleri bünyesinde yer alan Fair-mont Ouasar İstanbul’un Müdürü Nicolas Kipper, hijyen istasyonlarının mevcut olduğu toplantı alanları ve geliştirilmiş gıda güvenliği standartlarının uygulandığı kişiye özel olarak hazırlanmış kahve molalarıyla misafirlerini güvenle ağırladıklarının altını çiziyor. Dijital stüdyolarının büyük ilgi gördüğünü belirten Kipper, mobil pişirme istasyonları sayesinde dileyen misafirlere öğle yemeklerini toplantı salonu içerisinde sunma imkanları olduğunu anlatıyor. Kipper, “Önümüzdeki aylarda da online hibrit toplantılara doğru eğilimin süreceğini ve sosyal mesafeye uygun olarak şirket lansman ve toplantılarının devam edeceğini ön görüyoruz” diyor.
UZMAN EKİPLER GÖREV BAŞINDA
Uluslararası dev otel zinciri Hilton da Türkiye’deki otellerinde, “Hilton EventRe-ady Hybrid Solutions”ı hayata geçiriyor. Bu konseptteki her bir etkinlik ve toplantı deneyimi uzman ekipler tarafından sunuluyor. Katılımcı oteller hibrit etkinliklere ilişkin bilgi altyapılarını oluşturmak ve güçlendirmek için bu kapsamlı ekip eğitim kaynaklarına erişebiliyor. Çalışma, küresel Hilton portföyündeki yetkinliklere erişim sağlamak, etkinlik planlayıcılarına özel özgün ve kapsamlı kaynaklar sunmak ve etkinlik deneyimini en üst düzeye taşımak için ekip üyesi eğitimleri tasarlamak amacını taşıyor. Küresel çapta uygulanan program Hilton portföyündeki tüm hibrite hazır otellerde devrede bulunuyor.
Bora TURGAY / Tüm Etkinlik Teknolojileri Sektörü Derneği (TETSED) Başkanı
İlk toplantıları tıp sektöründen
Etkinlik sektörüne ses, ışık, görüntü ve teknoloji hizmeti veren şirketler olarak MICE sektörüne iş yapan herkes gibi pandemi nedeniyle zor günler yaşadık.
Pek çok otelin salonlarında açılan hibrit stüdyolar sayesinde sektöre sınırlı da olsa bir hareketlilik geldi. Milyonlarca liralık elektronik cihazlar depolarda beklerken, İstanbul başta olmak üzere otellerin salonlarında açılan hibrit stüdyolar sayesinde iş almaya başladık.
Kısıtlamalar devam ederken bir çare olarak hayata geçen bu konsepte ilgi yüksek ama elbette fiziki toplantıların çapında büyük etkinlikler değil, i Henüz çok büyük bir pastadan söz edemeyiz ama geleceğinin I parlak olduğu kesin. Bunlar pandeminin hafiflemesiyle başlayacak fiziki toplantılar için prova niteliğinde. Eylül’den itibaren fiziki kongre ve toplantıların başlayacağını öngörüyoruz. İlk hareketliliği de sağlık sektöründen bekliyoruz.
İlk aşılanan kesim olan sağlıkçıların normale dönmesiyle kongre ve toplantıların başlayacağı düşünülüyor. İstanbul ve Antalya’daki otellerden gelen bilgilere göre, eylül sonrası için kongre rezervasyonları görüşmeleri başlamış durumda.
Vedat COŞKUN / Magic Plus Stüdyoları sahibi
“Günlük fiyat 100 bin TL’den başlıyor”
Genişletilmiş gerçeklik(xR) konusunda önde gelen bir tercih olan “disguise xR” teknolojisi Magic Plus Stüdyoları ile Türkiye’de hizmete sunuluyor. Markalara ve kurumlara hedef kitleleriyle uzaktan bağlantı kurma olanağı sağlayan teknoloji genişletilmiş gerçeklik (xR) hizmetini ülkemize getiriyor. Genişletilmiş gerçeklik (XR), tüm sürükleyici teknolojileri bir araya getiren bir kavram. Gerçek ve sanal dünya ile insan-makine etkileşiminin birleşimi. Artırılmış Gerçeklik (AR), Sanal Gerçeklik (VR) ve Karma Gerçeklik (MR) teknolojilerinin tamamını kapsıyor.
Magic Plus Stüdyolarının organize ettiği bu teknolojiyle yapılan toplantıların fiyatlandırması projenin içeriği ve gün sayısına göre değişiyor. Tüm teknolojinin günlük kullanımı için 100 bin TL gibi bir fiyat söz konusu olurken, gün sayısı artınca ve projenin yapısına göre fiyatlandırma farklı olabiliyor. Ocak ve Şubat’ta yüksek talep gören bu yeni teknolojiye ilgi gelecek aylarda daha da artacak gibi gözüküyor. Kurumsal şirketler, ürün lansmanları, şirket içi hedef ve motivasyon toplantıları ile bayi organizasyonlarını bu teknoloji aracılığıyla düzenliyoruz. Önümüzdeki iki yıl xR’ın sekiz kat büyümesi ve 2022’ye gelindiğinde tahmini 209 milyar dolardan fazla pazar büyüklüğüne ulaşması bekleniyor.
Hüseyin KURT / Türkiye Seyahat Acentalan Birliği [TÜRSAB] M.I.C.E. İhtisas Başkanı
“Hareketlilik Eylül Ekim’de başlayabilir”
Pandemi nedeniyle aksayan toplantı trafiği son dönemde yapılan yeni dijital yatırımlarla yeniden canlandı. Özellikle zincir otellerin toplantı salonlarında yaptıkları düzenlemeler bu trafiğin başlamasına vesile oldu. Ertelenen, yapılması gereken etkinlikler için bir çözüm üretti ve en çok ilgi de kurumsal firmalar ve derneklerden geldi. Geçici bir çözüm olarak hayata geçen bu konsept, aslında pandemi öncesinde de vardı, pandemi sayesinde etkinlik sektörünün ilk tercihi olarak yükseldi. Etkinlik teknolojileri hizmeti veren firmaların yeni yatırımlarıyla bu alan çok aktif bir hale geldi. Ancak MICE işi yapan turizmciler olarak bu dönemin geçici olduğuna, o çok özlediğimiz kalabalık kongre ve toplantılara yeniden, mümkün olan en kısa süre içerisinde döneceğimize inanıyoruz.
Fiziki toplantıların gerçekleşmesi için önümüzde biraz daha zaman var gibi gözüküyor. Tahminimiz Eylül ve Ekim aylarında haraketliliğin başlayacağı yönünde. Gerçek toparlanmamız ise 2022’nin başlarını bulacak gibi gözüküyor. Organizasyonları kurallara uyarak en iyi gerçekleştirecek sektörüz. Tabii kamunun desteği çok önemli. Hava sahalarının açılması, aşılama çalışmalarının hızlanması, aşı pasaportu vb. uygulamalar geleceğimizi çok etkileyecek hususlar olacak.
ÖZLEM KAPAR BAYBURS
