Günümüz iş dünyasında rutine oturmuş klasik toplantılar

Günümüz iş dünyasında rutine oturmuş klasik toplantılara gerek yok. Toplantıların kurumsallaşmış şekli komiteler ise çoktan devrini tamamladı. Şimdi bireysel sorumluluk ve tek başına karar alma zamanı.

‘KOMİSYONA havale etmek’ lafı kültürümüzde bir ironiyi yansıtır. Dışarıda da öyledir; adına ne derseniz deyin bir şirkette ne kadar çok toplantı yapılıyor, yöneticiler sonu gelmez toplantılardan.yorgun düşüyorsa zamanın hızlı aktığı günümüzde mizah konusudur bu durum. Bir toplantıdan çık, diğerine gir!..

Çoğu üst düzey yönetici için günlük yaşamın yarısı toplantılarda geçiyor bugün. Politikacı diliyle söylersek; kabine, çalıştay, konsey, kurultay ve daha bunun gibi onlarcası iş dünyasında isim değiştirerek devam ediyor.

Fakat asıl sorun ‘komisyon’ öykülerinde: Devlet mekanizması içinde ‘komisyon’ denilen şey, kimi zaman Osmanlı geleneğinden gelen ‘encümen’ lafının bir başka türüdür. Daha tumturaklısı ise ‘şura’ lafıyla ifade ediliyor. Bunlar üç aşağı beş yukarı aynı şeyler. Eski dilde ‘encümen’ denince, kurumsallaşmış bir danışma kurulu gelir akla. İyi bildiğimizi sandığımız ‘meclis’ de özel çağrışımının dışında ardışık toplantıların yapıldığı yer demektir. ‘Komisyon’ ve ‘komite’ tanımları ise daha çağcıl iş diplomasisi toplantılarını yansıtır günümüzde.

Sözcükleri doğru kullanmak esastır; ‘komisyon’ batı dillerinde olduğu gibi bizde de başka anlamlara gelebilir. Komiteye ‘komita’ demek ise ciddi bir dil sürçmesi olarak değerlendirilir.

ÖZEL SEKTÖRDE BÜROKRASİ OLMAZ

Geleneksel yönetim jargonuyla söylersek, bunların tümü ‘mühim toplantılara vesile olan’ geleneksel bürokrasi yöntemleridir. Bilinir ki, özel sektörde ‘komisyon’ sözcüğü genellikle ‘komite’ ya da ‘kurul’ adını alır. Bitmez tükenmez toplantılara ‘yeter artık’ diyerek ‘komitacı’ gibi davrananlar çıksa da, komite üyeleri sabırlı insanlardır genellikle.

Psikolojik araştırmalarla saptanmıştır: Komitenin kalıplı üyeleri huzurlu görünmeye çalışır çoğu kez. Sonu gelmez toplantılarda genellikle herkes birbirini süzer, arada bir açık aramaya çalışır ki bir maraza çıksın da kendilerini gösterebilsinler. Lafa hiç karışmayanlar ise kazançlı çıkanlardır. Etliye sütlüye karışmadan suskunca otururlar. ‘Komite’nin belli ki ağırbaşlı bilge kişileridir onlar.

Dışarıdan bakan biri için iş dünyasında bu ‘komite’ denen toplantı odaklı çalışma çok şey ifade etmeyebilir. Oysa şık takıları vardır komitelerin: ‘İhtisas komitesi’, ‘araştırma komitesi’, ‘koordinasyon komitesi’, ‘iş geliştirme komitesi’ filan. Gel gelelim belli bir tanımı yoktur yine de ‘komite’ denen şeyin. Güya her ihtiyaca göre şekillenir; kimi zaman periyodik, kimi zaman da acil çağrılarla toplanır. Hatta her gün mesai yapana bile rastlanır. Ve tabii toplantı sayısı arttıkça işin mizah boyutu da artar.

PES DEDİRTEN TOPLANTILAR

Komite üyeleri sırlarını pek açığa vurmazlar. Onların işi ciddiyetle ilgilidir. Üyeler işlerini büyük ağırbaşlılıkla yapar, bol toplantılı hayat böylece sürüp gider. İşte bu nedenledir ki mizah edebiyatında komite ve benzeri oluşumlar her zaman önemli bir yere sahip olmuştur. İnsanı güldürerek düşündüren kimi batılı düşünür bu komite meselesini sık sık repertuarına almıştır. Örneğin iğneleyici sözleriyle bilinen Bernard Shaw, Mark Twain geçmişte bunlardan sadece ikisidir.

Modern zamanlarda şimdi bu işi televizyon kanallarında ‘talk-show’ yapanlar üstlenmiş görünüyor. Amerika’nın ünlü iş kanallarını izleyenler arada sırada bu zarif eleştirilere rastlayabilirler. Üstelik bu gelenek ta 50’li yıllardan beri günümüze değin sürüp gitmektedir.

1960’ların güldürü ustalarından ünlü bir Amerikalı bu komite meselesini ilk diline dolayanlardan biridir. Fred Ailen şöyle demiştir bir zamanlar: “Tek başına bir şey yapamayan, toplu haldeyken de bir şey yapılamayacağına karar veren insan topluluklarına komite denir!”

Hayli yerinde bir teşhis gibi görünüyor! Karar üretemeyen, aksiyona geçmekte direnen toplantı bağımlıları için söylenmiş bir tanım. Şu ilginç ifade de ona ait: “Şimdi hacimli kitaplar yazmak moda; kısa bir cümleyle ifade edebileceğiniz gerçeği bir komiteye aktarın ki yeni bir kütüphane çıksın ortaya!”

Mark Twain bu toplantı uzmanlarına bir başka yönden yüklenir: “Hiçbir fikir kötü değildir; yeter ki bir komitede tartışılıyor olmasın!”

Bernard Shaw’da geri kalmaz ondan: “Tüm toplantılar bilmen basit bir gerçeğin çok sesli koro halinde söylendiği yerdir!”

TATMİN DEĞİL AKSİYON GEREK

İğneli ifadeler bir yana, bizim iş dünyamızda da neredeyse tüm hayat toplantı ve tartışmalarla geçiyor. Komite ya da komisyonlar müzmin toplantı alışkanlığının ambalajlanmış formları olmalı. Bilhassa ‘komite’ gerekli gereksiz toplantıların kurumsallaştırılmış tanımına dönüşmüştür bizde.

Kimi üst düzey yöneticinin girip çıktığı toplantı sayısını bir kez daha düşünün. Bir şirkette günde birkaç toplantı yapılıyorsa kafa karışıklığı var demektir. Oysa rekabetçi tehlikelerle burun buruna gelen iş yaşamında kronik toplantılarla yitirilecek bir saniye bile olmamalı.

Açık yüreklilikle şunu sormamız gerekiyor: Küçüklü büyüklü toplantıları kendimizi tatmin için mi gerçekleştiriyoruz; yoksa kendi fikrimize uyan bir taraftar grubu yaratmak için mi? Gerçek olan galiba şundan başkası değil: Bireysel karar verme riskini kitabına uydurup birden çok kişiyle paylaşmak ve olası riskleri kişilere dağıtmak!

Herkes kendi başına karar almayı öğrenmedikçe ne limitsiz demirbaş toplantılar sona erecek, ne de ‘komisyon’ ve ‘komite’ üzerine mizah dolu muhabbetler. Unutmayalım: Aynı kural yalnız özel sektör için değil, kamu sektörü için de geçerli…

• Komite ve kurullarda görüşülen konular amaca göre süreyle sınırlı olmalı. Yapılan psikolojik araştırmalar rutin toplantıların bireysel karar verme sürecini kesintiye uğrattığını gösteriyor.

• Günümüzde interaktif çalışan komiteler ön planda. Masa etrafında saatler süren bıktırıcı toplantılar psikolojik olarak zaman israfına yol açıyor. Bundan en çok yararlananlar ise rakip şirketler.

• Adet yerini bulsun diye yapılan toplantıların çoğu diyalogu değil monoloğu çağrıştırıyor. Bir ya da birkaç kişi konuşuyor, diğerleri dinliyor. Oysa gerçekten ihtiyaç duyulan toplantılarda sorumluluk düzeyi ne olursa olsun herkes özgürce söz almak zorunda.

• Toplantı yeni fikirler etrafında döndüğü zaman verimlilikten söz edilebiliyor. Her toplantı sonrası söylenen ‘çok yararlı bir toplantı oldu’ cümlesi, genellikle sabredenleri ödüllendirmek için söylenmiş sıradan bir nezaket cümlesi.

• Gündemi ‘sürekli iyileştirme’ olmayan toplantılar sadece bir gösteriyi kapsıyor. İyileştirme süreci ise çeşitli görüşleri ölçülebilir, tartılabilir bir senteze dönüştürme işi.

• Bernard Shavv’ın ünlü tanımı verimli bir toplantının felsefesini çağrıştırıyor gibi: “Kimi insanlar her şeyi olduğu gibi değerlendirir ve ‘neden’ diye sorarlar. Ben ise her şeyi bir başka pencereden görür ve ‘neden olmasın’ diye sorarım.”

Nur Demirok