“Girişimcinin Yeni İşyeri, Sanal Ofis !

“Girişimcinin Yeni İşyeri, Sanal Ofis !

İş fikirlerini yatırımlara dönüştürmenin önündeki en büyük engellerden birisi başlangıç sermayesi yetersizlikleri nedeniyle sabit maliyetlerin karşılanması sorunudur. Tam da bu noktada “Sanal Ofis”ler, girişimcilerin imdadına yetişmektedir.

Sanal ofisler sanıldığı kadar sanal mı?

Sanal ofis sistemi, bilgi çağının gelişimiyle birlikte ortaya çıkmış, Amerika ve Avrupa’da uzun süredir kullanılan ve henüz farkındalığını ve bilinirliğini kanıtlayamamış olarak görünmesine rağmen ülkemizde de son zamanlarda popülaritesini artıran bir işyeri modeli olarak karşımıza çıkmaktadır. Şehrin en prestijli lokasyonlarında, kullanıcıların hizmetine sunulan, donanımlı, lüks, ulaşım sıkıntısı olmayan ve gereksinim duyulduğu zamanlarda kullanılan çalışma ofisleridir.

Sanal Ofis Kimler için uygundur?

Özellikle start-up firmaları için bulunmaz fırsat olan bu sistem, girişimcilerin iş fikirlerini geliştirme çağında, işyeri kurulumu ve idamesi ile uğraşmaması, işletmelerin müşterilerini daha lüks ve profesyonel bir ortamda kabul etmeleri, homeoffice olarak çalışanların güven ve imaj açısından bir işyeri adresi göstermesi, şehir dışında faaliyet gösteren işletmelerin şehrin merkezinde bir adresinin olması ve maliyet muhasebesi açısından düşünüldüğünde herkes için uygun olduğu söylenebilir.

Sanal Ofis Sistemi Nasıl İşler?

Sanal ofis hizmeti, kiracı ile kiralayan arasında yapılacak bir hizmet akdiyle başlar. Kullanım amacına uygun olarak çeşitli kiralama yöntemleri bulunmakla birlikte, kullanıcılara fiyatına bağlı olarak genellikle ay içerisinde saat cinsinden belli sürelerde kullanma süreleri sunulur. Söz konusu ofislerin en ilgi çekici yanı, resmi bir işyeri adresi olarak gösterilebilmesidir. Kullanıcıya iş görüşmeleri ve toplantıları için uygun alanlar tahsis edilir. Söz konusu süre önceden bildirilmek üzere ay içerisinde istenildiği zaman kullanılabilir. Hizmet akdinde belirtilen aylık kullanım saatinin dolması durumunda, ek ücrete tabi olarak arzu edildiği kadar uzatılabilir.

Dikkat edilmesi gereken diğer bir nokta ise “Sanal Ofis” “Hazır Ofis” ayrımıdır. Yukarıda sayılanlara ek olarak hazır ofis seçeneğinde, kiralamaya konu olan ofisler, klasik işyeri kiralar şekilde, süreye bağlı kalmaksızın kiralanabilmektedir.

Sanal Ofiste Verilen Hizmetler Nelerdir?

• Yasal Adres Bildirimi; Şehrin en prestijli lokasyonlarına inşa edilmiş lüks plazalarda resmi adres bildirebilir, iş görüşmelerinizi burada yapabilirsiniz, İletişim Adresleri; Yasal ve iş ile ilgili her türlü yazışmalarınız için, iletişim adresi gösterebilirsiniz, Sekretarya Hizmeti; İşletmeniz adına gelen telefonlar, profesyonel çağrı merkezi birimi personeli aracılığıyla, işletmeniz adına açılır, size yönlendirilir, gerekli notlar alınır, zaman geçirmeksizin size bildirilir, Ofis Malzemeleri Temini; Ofisler her türlü mobilya ve dekorasyonu tamamlanmış ve kullanıma hazır halde hizmetinize sunulur.
• Özel Telefon Numarası Hizmeti; İşletmenize özgü bir telefon numarası tahsis edilir, Posta ve Faks Hizmetleri; İşletmeniz adına gelen postalar, kargolar, fakslar muhafaza edilir, tarafınızca arzu edilirse, belirtmiş olduğunuz başka bir adrese gönderilir, elektronik postalarınız ve fakslarınız mail olarak size yönlendirilir, Müşteri ve Ziyaretçi Karşılanması ve Ağırlanması; Ofisinize gelen misafirleriniz siz yokken bile karşılanır, ağırlanır, görüşme ve toplantı esnasında, içecek hizmeti verilir, İnternet Paylaşımı; Kablosuz ağ üzerinden sınırsız olarak internet kullanabilirsiniz, Anlaşmalı Olan Diğer Bölgelerdeki Ofislerin Kullanımı; Önerilecek opsiyonlara göre, bulunduğunuz yere en yakın veya kullanmak istediğiniz bölgedeki ofislerden uygun olan birini kullanabilirsiniz.

Sanal Ofisin Avantajları Nelerdir?

• Maliyet Muhasebesi; Yukarıda sayılan hizmetlerin parasal boyutları hesap edilip, aynı özelliklere sahip klasik bir ofis kiralama ile karşılaştırıldığında, yüksek uçurumların ortaya çıkacağı rahatlıkla gözlenebilmektedir.
• Ofis Kurulum ve Teçhizatı; Yeni bir işyerinin çalışmaya hazır hale gelmesi için, birtakım onarımlardan geçmesi ve ofis malzemelerine ihtiyaç duyulur, sanal ofis çözümleri, girişimciyi bu maliyetlere katlanmak durumunda bırakmaz.
• Sabit Giderler; Bir işletmeye dair sabit giderlerden olan kira, elektrik, su, doğalgaz, internet, stopaj ve sekreter maaşı, hizmet sözleşmesinde yazılı fiyatın içindedir.
• Merkezi ve Prestijli Lokasyonlar; Şehrin en prestijli noktalarında bir ofise sahip olunmakla birlikte, hem müşteri ve ziyaretçiler hem de kullanıcı açısından zaman kaybını önler.
• Yönetim; Klasik ofislerde katlanılması gereken, personel yönetimi, faturaların takibi/ödenmesi gibi zahmetli ve zaman alıcı iş ve işlemlerle uğraş gerektirmez.
• Zaman Yönetimi; Girişimci işine giden değil işini yapandır. Böylelikle klasik anlayışla işe gitmek yerine işe odaklanmak için, şehrin trafiğine katlanmak zorunda bırakılmaz.
• Farklı Şehirlerde İşyeri; Başka bölgelerdeki işlerin takip edilmesi ve ilgili yerde belli bir süre çalışılması gerektiğinde, o yerde işletmeye ait bir çalışma ofisi sunar.
• İhtiyaç Nispetinde Kiralama; İhtiyaç duyulan süre kadar kiralamaya konu edilebilir.
• İmaj; Müşteri ve ziyaretçilerin belleğinde, işletme ve sahiplerine karşı duyulan güven ve bakış açısını olumlu yönde etkiler.
• İnternet Sitesi Kurulumu ve İş Ağlarına Dahil Olabilme; Anlaşmalı işletmeler vasıtasıyla isteğe bağlı olarak işletmenize ait internet kurulumu ve iş ağlarına dahil olma avantajları sağlar.

Sanal ofis çözümleri, zamana ve mekana bağlı kalmadan iş ve fikir üretmek isteyen girişimciler için vazgeçilmezliğini gün geçtikçe arttırmaktadır. Özellikle imalat işlerinin yapılmasının gerekli olmadığı hizmet sektöründeki işlerde veya üretim ile yönetimin ayrı yerlerde olmasının sakınca doğurmadığı işlerde, farklı bir ofis alternatifini değerlendirmeye gerek olmayacağı değerlendirilmektedir.

Çağan Cem Gezici

Teşvik ve Proje Uzmanı

Yazara Ait Kitabın Satış Linki

KOBİ’lere Büyük İşletmelere ve Girişimcilere Sağlanan Mali Destekler ve Hizmetler

http://www.kitapyurdu.com/kitap/default.asp?id=695862