TÜM dünyada işgücünün önemli bir bölümü evden çalışmaya başladı. Bazı şirketler tam zamanlı evden çalışma modeline geçerken, bazıları da dönüşümlü hibrit modeller uyguluyor. Uzmanlar, pandemi bitse de uzaktan çalışma modellerinin kalıcı olacağı yönünde hemfikir. Peki, uzaktan çalışmanın avantaj ve dezavantajları neler? Performansı nasıl etkiliyor? Emeğin ölçülebilir olmasının çok daha önemli olduğu bu modelde verimlilik analizleri nasıl yapılabilir? Uzmanlara bu soruların yanıtlarını sorduk…
Global Workplace Analytics tarafından yapılan ve ABD’de 12 yıl süren araştırmaya göre, evden çalışmak, bir şirkete çalışan başına ortalama yılda 11 bin dolar tasarruf etme olanağı sunuyor. İsviçre merkezli araştırma şirketi IWG tarafından yapılan bir başka araştırma ise, çalışanların yüzde 83’ünün esnek çalışma imkanı sunmayan bir işte çalışmak istemediğini ortaya koyuyor. Araştırmaya katılan kişilerin üçte biri, esnek çalışmayı daha prestijli bir pozisyona tercih ettiklerini söylüyor. IWG verilerine göre, işletmelerin yüzde 77’si esnek çalışma sistemine uyum sağlayarak yetenekli çalışanları bünyelerinde tutmayı hedefliyor.
EVDEN ÇALIŞMANIN AVANTAJLARI
Türkiye’de ise araştırma şirketi Barem, koronavirüs salgını nedeniyle evde kalman süreçte çalışanların durumlarını ortaya koyan detaylı bir araştırma gerçekleştirdi. Araştırmaya göre işe gitmeyi sürdürenlerin büyük çoğunluğu (yüzde 89), eskiye göre daha sakin bir ortamda çalıştıkları için işe daha iyi odaklandıklarını ifade etti. İşe giden her beş kişiden dördü sınırlı gün ve saatlerde çalıştıklarını belirtti. Sınırlı saatlerde çalışanların çoğu (yüzde 55) bu durumdan memnun kaldığını söyledi. Sınırlı gün ve saatlerde çalışmak, evdeki sorumluluklarına daha fazla zaman a rabildikleri için kadınları daha çok memnun etti.
Araştırmaya katılanların yüzde 8’inin evden çalıştığını belirten Barem Genel Müdürü Sencer Binyıldız şunları aktarıyor:
“Evden çalışanların büyük çoğunluğu her zamankinden farklı olarak daha rahat giyindiğini (yüzde 92), çalışma saatlerini bir ölçüde kendi ayarladığını (yüzde 85), işe gitmek için makyaj, traş olma gibi özel bir hazırlık yapmadığını (yüzde 83), yemek seçiminde daha rahat olduğunu, soğan, sarımsak gibi yiyecekleri rahatça yiyebildiğini (yüzde 83), iş toplantılarını internetten yaptığını (yüzde 81), daha uzun saatler çalıştığım (yüzde 70) ve işe daha iyi odaklandığını söyledi.”
TÜRKİYE’NİN ÇALIŞMA KÜLTÜRÜ
Peki uzaktan çalışmak Türkiye’deki çalışma kültürüne uygun mu? Bu durumun Türk çalışma kültürünün çok aşina olduğu bir uygulama olmadığını ifade eden Üsküdar Üniversitesi İletişim Fakültesi öğretim Üyesi Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Daha çok teknoloji yoğun ve çok uluslu şirketlerde gördüğümüz bir tarz, özellikle yazılımcılar, finans sektörü çalışanları, eğitimciler, web tasarımcılar gibi mesleklerde çalışanlar için daha olası olan uzaktan çalışma, önümüzdeki süreçte virüs salgını devam ederse çok daha yaygınlaşacak. Virüs salgını öncesinde sektörü ve pozisyonu uzaktan çalışmaya uygun olan kişilerin esnek ve uzaktan çalışma uygulamaları ile iş tatminlerinin ve performanslarının olumlu etkilendiğini biliyoruz” diyor. Evden çalışma modelinin işverenler ve çalışanlar doğru bir strateji ile yönetilebilirse kişisel tatmin ve hayat kalitesi üzerinde pozitif etkileri bulunduğuna dikkat çeken Atlı şunları aktarıyor:
“Çalışanlar için trafikte kaybedilmemiş zaman, buna bağlı olarak daha az stres söz konusu olabiliyor. Daha fazla uyku için zaman bulabilme, daha fazla fiziksel egzersiz için fırsat, fast-food yiyeceklerden uzak kalarak daha sağlıklı beslenme olanağı, uygulanacak birtakım yöntemler ile birlikte daha verimli çalışma gibi faydalar sağlanabiliyor. İşverenler açısından ise süreç doğru yönetilebilirse verimlilik artışı ve kaynak tasarrufu sağlanabiliyor. Uzaktan çalışma konusunda verimin artması ve güven ortamının sağlanması için ise yönetimin çalışanına yeterince güvenmesi ve etkili bir performans sisteminin kurulması hayati önem taşıyor. Bu süreçte olanak varsa çalışan ile yöneticinin güne başlarken ya da günü bitirirken bir telefon görüşmesi yapması da motive edici olabiliyor. Şirketler kurum kültürlerini sadece ofis ortamında değil, uzaktan çalışma ortamında da yaşatabilir. Bu nedenle uzaktan çalışma durumunda kurum kültürünü yansıtan faaliyetlerin planlanması, önemli günlerin kutlanması, ödüllendirmeler, olumsuz durumlar için ilgili çalışanın yanında olduğunu gösteren uygulamalar bu süreçte de önemini koruyacak.”
MOTİVASYON VE İZOLASYON SORUNLARI
Uzaktan çalışırken içsel motivasyon sağlama konusunda zorluklar olacağını da kabul eden Atlı’ya göre, zaman yönetimi becerileri ile ilgili sorunlar, sosyal izolasyondan kaynaklı yalnızlık duygusu, diğer çalışanlar ile ilgili iletişim sorunları oluşabiliyor. Çalışanların dijital olanaklar ile de olsa sosyal etkileşim içinde olması iş birliği hissiyatı yaratarak yalnızlık duygusunu azaltıyor. Bu nedenle evden çalışan kişi için mesai aralarında ya da mesai sonrasında yalnızlık duygusunu azaltabilecek bir iş arkadaşı ya da iş arkadaşları ile sesli ya da görüntülü iletişim içinde olması ya da çalışanın aynı deneyimi yaşayan başka bir şirkette çalışan bir arkadaşı ile iletişim içerisinde olması faydalı olabilir. Olanak varsa çalışanların takım arkadaşları ile yüz yüze ofis deneyimini çoğaltacak video konferans ya da belgeler üzerinde aynı anda düzenleme olanağı sağlayan ekran paylaşımı gibi dijital uygulamalar ile çalışmaları yararlı olabilir.
“MESAİ KAVRAMI YOK OLUYOR”
Kariyer.net’in “HR Pulse” araştırma serisi kapsamında Curiocity işbirliğiyle gerçekleştirdiği “Koronavirüs ve îş Hayatı” araştırmasına göre ise, evden çalışma sisteminde olan her 10 çalışandan yalnızca üçünün, sadece iş günleri ve mesai saatleri içerisinde çalıştıklarını belirtmesi, evden çalışma modelinde çalışanların daha fazla mesai yaptığını ortaya koydu. Katılımcıların yüzde 48’i mesai saatleri dışında çalıştığı zamanların da olduğunu belirtirken, yüzde 21 iş günü ve mesai kavramı olmadan durmaksızın çalıştığını ifade etti. Bu durumun sürdürülebilir olmadığı ve işverenlerin, çalışanlarının iş-özel hayat dengesini koruyan uygulamaları gecikmeden devreye alması gerektiği ifade edildi.
Araştırmaya katılanların üçte biri evden çalışmanın daha verimsiz olduğunu belirtirken, beyaz yaka çalışanların, şirketlerinden evden çalışmayı içeren bir model beklentisinde olması, şirketlerin esnek çalışmayı da içeren hibrit çalışma modellerine yöneleceğini gösterdi.
“YÜZDE 40 DAHA VERİMLİYİM DİYOR”
Saha satış yönetimi teknolojileri şirketi Ekmob’a göre, evden çalışmak daha verimli hale gelmeye başladı. Evden çalışanlar daha önce ulaşamadığı kişileri de arayarak artık yüzde 40 daha fazla çalışıyor. Sahaya çıkamayan çalışanlar 90’lardaki gibi tele satışa geri döndü. Saha satış yönetimi uygulamaları geliştiren Ekmob’a göre, koronavirüs salgınında sahaya çıkamayanlar yüzde 40 daha fazla çalışmaya başladı. Firmanın Kurucusu ve CEO’su Sunay Şener, evden çalışmanın getirdiği değişikliği şöyle aktardı:
“Evden çalışanlar daha önce sahada dokunamadıkları müşterilere telefonla ulaşmaya başladı. Yüzde 40 daha fazla çalışan satış personeli evden çalışmanın daha verimli olduğunu düşünüyor. 90’larda popüler olan telefonla satış kanalı yeniden yükselişe geçti. Herkes görüntülü konuşma yapamasa da telefonla iletişim ve satış oranları yükseliyor.”
UZAKTAN PERFORMANS ANALİZİ
Evden çalışan pek çok kişi ise ofistekinden daha yoğun çalıştıklarından, saat ve gün kavramı bazıları için yok olmaya başladı bile. Peki, bu duruma çözüm ne olacak? Türkiye’nin ilk yerli performans ölçüm programı olduğunu öne süren Antizan bu sorunu ortan kaldıracak çözümlerden biri olma iddiasında. Antizan, çalışanların bilgisayar kullanma etkinliğini izleyen, süreleri ölçen, puanlayan ve performansını belirleyen bir yazılım. Çalışan verimliliğini ölçen bu yazılım işverenin aklına kazman ve genelleştirdikleri zanları yok ederken, bir diğer taraftan da verimliliğe dayalı zam, prim gibi ek fırsatları çalışanlara açıyor. Antizan, Aydos Yazılım Geliştirme ve Robot Teknolojileri’nin İstanbul Teknopark bünyesinde geliştirdiği ilk yerli personel verimlilik programı. Ulusal ve uluslararası pek çok kurumun kullandığı Antizan’a, koronavirüs salgını sonrası ilgi iyice artmış durumda.
Aydos Yazılım Geliştirme ve Robot Teknolojileri Genel Müdürü Hüseyin Sarıyer, özellikle koronavirüs sonrasında hızla geçilen evden çalışma sistemi nedeniyle çalışanların ve işverenlerin verimlilik konusunda kafalarında soru işaretleri oluştuğunu söylüyor. Çalışanlar arası adaleti sağlamanın önemine vurgu yapan Sarıyer, “Antizan’la süre ya da verimlilik bazlı çalışan performansını analiz edebiliyorsunuz. Çalışan temelli kişisel verimlilik raporu, haftanın en verimli günleri gibi çıktılar alma imkanı da sunuyor. Pek çok şirketin performans odaklı zam yaptığı şu dönemde bu program adaleti sağlıyor. Program, ölçüm yapılacak tüm bilgisayarlara kuruluyor. Yöneticilere de aynı zamanda yönetici yetkisi olan bir program kuruluyor. Kurumun ihtiyaçlarına göre tanımlamalar yapılıyor ve sistem hemen çalışmaya başlıyor. Bilgisayarların sürekli internete bağlı olmaları gerekmiyor. Kurulum yapıldıktan sonra 1-2 haftalık sürecin ardından, Antizan’m makine öğrenmesi algoritmasıyla tam uyum sağlıyor. Böylece verimlilik ve performansta ciddi artışlar gözleniyor” diyor.
VİDEO KONFERANS İHTİYACI ARTTI
Bu süreçte görüntülü arama hizmetlerinin kullanımında çok büyük bir artış yaşandığı bir gerçek. Ortalama video konferans toplantı süresi 31-60 dakika arasında sürerken, video konferans kullanan işletmelerin yüzde 94’ü üretkenlikten yararlandıklarını belirtiyor. Görüntülü Etkileşim Platformu llSight’ın Türkiye Ülke Müdürü Ercan Gümüş, pandemi sürecinde görüntülü görüşme pazarındaki büyümeye dikkat çekerek, küresel video konferans endüstrisinin pazar büyüklüğünün 2020 sonuna kadar toplam değerinde 6.4 milyar dolara ulaşacağını belirtiyor. Gümüş, 2024 yılına kadar, web konferansı yazılım endüstrisinin pazar büyüklüğünün 20 milyar dolardan fazla olacağının öngörüldüğünün de altını çiziyor. Özellikle büyük ölçekli işletmeler için operasyonları ve seyahat maliyetlerini azaltan, eğitim ve iletişimde verimliliği arttıran telekomünikasyon sistemlerine duyulan ihtiyacın artmasıyla, video konferans kullanımına gösterilen ilgi de birçok sektörde aynı derecede artıyor.
Evdeki Ofis
Yeni nesil çalışma platformu TempOda ile ofis standartları eve taşımak mümkün. Çözüm çalışanların ofise gitmeden güvenli ve konforlu bir şekilde evden çalışmasına olanak sağlıyan çözüm, şirketlerin en önemli önceliği olan bilgi güvenliği standartlarını, ofis ortamındaki kadar yüksek seviyede sunuyor. Şifreli giriş kapısı, panik butonu ve OneVision cam gibi güvenlik özelliklerinin yanısıra, ses geçirmez, kamerayla izlenebilen, havalandırma sistemi düzenlenmiş, 1.20 cmxl.20 cm boyutlarında çalışma ortamları sunuyor.
Yarının çalışanlarının ofislerle sınırlandırılmayacağına değinen Tempo CEO’su Cemal Akar, “Yeni nesil çalışma alanları, bugünün anlayışıyla tanımlanan ofisler değil. Yeni dünyanın çalışma koşullarına göre tasarladığımız ve inovasyon ödülüne layık görülen TempOda dünyada bir ilk. Herkese, her anlamda kolaylık sağlamayı hedefledik. Kabin çözümü yeni çalışma kültürüyle ilgili hayalimizin köşe taşlarından biri. Daha sonra böyle bir şeye de ihtiyaç kalacağını düşünmüyorum. Fakat bugün için bir ihtiyaç. TempOda’dan sonra yeni çalışma kültürünü destekleyecek bir yazılım çözümü üzerinde çalışıyoruz” diyor.
TempOda, ekonomik sorunlarla başa çıkmak için çalışanlarını işten çıkarmak zorunda kalan işverenler için ofis ve çalışan gibi gider maliyetlerini düşürmek üzere alternatif bir çözüm de sunuyor. Çözüm, engelli bireyler gibi çeşitli nedenlerle evden çıkamayanların da çalışma hayatına katılabilmesini hedefliyor.
İhsan Ceyhan SOLAK / SEM Genel Müdürü
“Verimlilik yazılımları ile analiz mümkün”
Sosyal izolasyon aslında zor değil. Her değişim gibi bu da cesaret istiyor. Kuruma fiziksel olarak bağlı sistemler uzaktan çalışma modeline geçiş için ön hazırlık gerektirebiliyor. Bulut sistemleri ise her yerden bağlanabilir olmalarıyla bu konuda hazırlığı azaltarak avantaj sağlıyor. Öncelikle çalışanların teknik gereksinimlerinin karşılanması için iyi bir liste yapmakta fayda var. Evler güçlü internet bağlantısı veya kablosuz ağ ekipmanı ile desteklenmeli. İkinci ekran, klavye, diz üstü bilgisayar gibi diğer ekipmanlar ise ofisteki sistemlerden tedarik edilebilir. Çalışan verimliliği için Time Doctor ve Harvest yazılımları her iş günü sonunda kim, kaç saat, hangi projede çalıştı görebilmenizi sağlıyor. Bu yazılımlarla belirli periyotlar için analiz ypmak da mümkün. Çalışanlara, değişimin sadece mekan değişikliği olduğu bilincinin ilk dakikadan verilmesi kritik önem taşıyor. Çalışma saatlerinin korunması, düzenli toplantıların devam etmesi, sürece özel toplantılar belirlenmesi de verimliliği koruyucu ve artırıcı olacaktır.
Tank GÜLERYÜZ / Avukat, LBF Partners Ortağı
“TTK üstüne düşeni yaptı”
Olağanüstü koşullar, şirketlerin karar alma organları için çok sayıda hukuki soruyu ortaya çıkardı. Bakıldığında 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda [TTK) fiziki toplantıya alternatif olarak online toplantı yöntemi ve sirküler karar şekillerine yer verildiği görülüyor. Yönetim kurulları ve genel kurulların online ortamda karar almalarının önünde herhangi bir hukuki engel yok.
Yaşadığımız sosyal felaket çok sayıda teknik şirketler hukuku tartışmasına yol açtı; ancak her şeye karşın TTK’nın pandemi ile mücadelede üzerine düşeni yaptığını söyleyebiliriz. TTK hem GK hem de YK toplantılarının online olarak yapılmasına olanak tanıyor. YK üyeleri fiziken bir araya gelmeden karar metninin elden dolaştırılması yolu ile YK kararlarının alınması kanunlarımızca mümkün. Şirketin olağan işlerinin sürdürebilmesi için yönetim kurulunun her zaman toplanıp karar alması zorunlu değil. Kurul üyeleri, kendi aralarındaki görev paylaşımı uyarınca bir kurul kararı olmaksızın şirketin olağan işlerinin önemli bir bölümünü yürütebilirler.
Kadir KARATAŞ / VakıfBank Genel Müdür Yardımcısı
“Dönüşümlü evden çalışma modeline geçtik”
Pandeminin ülkemizde etkilerini göstermeye başlamasıyla çalışanlarımızın sağlığını korumak amacıyla birçok önlem aldık. Çalışan sayımızın yüksek olduğu Genel Müdürlük birimlerimiz için dönüşümlü olarak evden çalışma modeline geçtik. Çalışanlarımızın iş sorumlulukları ile gündelik yaşam dengesini sağlamasına özen gösterdik ve onları psikososyal olarak da koruyabileceğimiz önlemleri düşündük. Bu süreçte personelimizin evinden bağlanarak güvenli şekilde bankada olduğu gibi çalışabilmesi için kendi uzaktan bağlantı yöntemimizi ve sanal toplantı odalarımızı geliştirdik.
Geçtiğimiz birkaç ay ortalamalarına baktığımızda aynı anda yaklaşık 5 bin personelimiz evden uzak bağlantı altyapısı üzerinden çalıştı, her gün ortalama 45 dakika süren 100’den fazla sanal toplantı gerçekleştirildi. Çalışanlarımızın bu dönemde karşılaştıkları zorluklarla daha kolay baş edebilmeleri ve uyum sağlayabilmeleri amacıyla, uzman psikologlar tarafından ‘Psikolojik Dayanıklılık ve Esneklik’, ‘Sosyal İzolasyonla Yaşamak’, ‘Çocuklarla Evde Zaman Geçirmek’ ve ‘Aile İçi İletişim’ gibi konularında özel eğitim videoları hazırlandı. Pandemi süreci ile müşterilerimize telefon bankacılığı kanalımızla daha aktif bir şekilde hizmet sunmaya başladık. Özellikle çağrı merkezimizde uzaktan çalışma modelinin çok faydasını görüyoruz.
Zehra ÖNEY / Teknolojide Kadın Derneği Yönetim Kurulu Başkanı
“Gig ekonomisi hızlı büyüdü”
Uzaktan çalışırken iş ve özel hayat dengesinin ortadan kalkması, uzun mesai saatleri ve sosyalleşememenin getirdiği negatif etkiler konusunda insan kaynakları yeni stratejiler geliştirmeli. Eski normalimizde görünür olmayan, göze çarpmayan birçok meslek pandemi ile önem kazandı. Kuryeler, kargolar ve evlere servis yapan tüm kurumlar öne çıktı. Temassız ekonomide rol alan, alabilecek tüm mesleklere yoğun ilgi görüldü. Gig ekonomisi (freelance) hızla büyüdü. Proje bazlı işler ve bu işlerde çalışan insan sayıları arttı. Gartner araştırmasına göre şirketlerin yüzde 32’si maliyet düşürebilmek için tam zamanlı çalışanlarını yarı zamanlı çalışanlarla değiştirmeyi planlıyor. Yazılım geliştiriciler, istatistikçiler, bilgi teknolojileri yöneticileri, veri tabanı yöneticileri, bilgi güvenliği analistleri, muhasebeciler, pazar araştırması analisti gibi meslekler pandemi süresince verimli bir çalışma süreci yürüttü ve pandemi sonrası da teknoloji ile entegre mesleklerin parlayacağı çok aşikar.
Dr. Nabat GARAKHANOVA / Mezo Dijital Yönetim Kurulu Başkanı
“Salgından sonra da devam edecek”
Araştırmalar, salgın sebebiyle değişmeye başlayan iş yapış şekillerinin, salgın sonrasında da hayatımızda olacağı görüşünü destekliyor. Azımsanmayacak kadar işletme, salgının sona ermesinden sonra da uzaktan çalışma modeline devam edecek. İnsan kaynakları da bu çalışma metoduna uygun personel ve organizasyon yapısı oluşturmak üzerine yeni çalışmalar yürütüyor.
Bu iş modelinde işlerin takibi için elbette uzaktan kontrol mekanizmaları çok önemli. Sonuçta personel evde, kafede nerede olursa olsun işi sonuçlandırabiliyorsa, şirketler için daha az maliyetle aynı verimi alması yeterli.
Bunun için yeni iş modelinde işine sadık, disiplinli personeller insan kaynakları için daha değerli hale gelecek. İnsan kaynaklarının yeni trend mekanizmaları ise uzaktan çalışma modellerini yöneten ve takip eden yazılımlar olacak.
Damla KUNÇ KOÇMAN / Coachman Eğitim ve Danışmanlık Kurucusu
“İK’da yetkinlik setleri değişti”
Bundan yirmi yıl önce kurumsal firmaların işe alım süreçlerinde referans sahibi olmak ayrıcalıktı. Bunun yanında genel yetenek testleri, bildiğiniz yabancı dil sayısı ve düzeyi gibi bilgiyi ölçen testler yapılırdı. Bitirdiğiniz üniversitenin prestjji de artı puan olarak haneye yazılırdı. Oturacağınız masanın görev tanımları vardı ve o göreve uygun olup olmadığınız bu şekilde anlaşılmaya çalışılırdı. Ancak her şey gibi kurumsal firmalar da yıllar içinde değişti, ihtiyaçları ve görev tanımları farklılaştı. Pandemi ile çalışmalar online platforma döndü. Rollerin yazılı olduğu senaryo vakalar, video veya online görüşme olarak yapılmaya başlandı. Bu süreç dijital zekaya dayalı yetkinlik gibi yeni yetkinlik setlerini doğurdu. Bu sette, dijital ortamda sorumluluk bilinci, teknolojik araçları kullanmaya yatkınlık ve istekli olma, djjital ortamda itibar ve ilişki yönetimi, djjital ortamda iletişim becerisi, dyital ortamda neden-sonuç ilişkisi kurabilme gibi beceriler yer alıyor.
Ayrıca yapay zeka ve değerlendirme, raporlamada çözümleri görev almaya başladı. İnsan ve insanın yaratıcılığına, fikirlere değer veren ve destekleyen, teknolojiyi öğrenmiş ve deneyimleyen, alışkanlıkların köleliğinden çıkmış, değişimi başlatabilen bireyler gelecekte kendinin lideri olabilecek diye düşünüyorum.
ÜRÜN DİRİER
