Sanal ofis seçmek için altı sebep

Sanal ofisler

Küçük işletmelerin çalışma alanlarını yönetme yollarındaki davranış değişikliğinde altı temel neden rol oynuyor.

1. Özgürlük: Geleneksel, pahalı kiralık ofislere bağlı kalmamak.
2. Odaklanma: İşletmeler en iyi yaptıkları işe odaklanmak istiyor. Resepsiyon, sekretarya gibi destek hizmetlerini yönetmek zaman kaybına neden oluyor.
3. İmaj: İyi bir iş adresi ve kusursuz toplantı odaları ile profesyonel bir imaj yansıtmak istiyorlar.
4. Gereksiz masraf etmeme: Boş duran ofis alanına veya video konferansın mümkün olabileceği yerde yolculuklara para harcamamak.
5. Tedbirli büyüme: Girişimcileri depozit, altyapı, dekorasyon gibi önemli giderlerden kurtaran sanal ofisler yeni ofis açma gibi büyüme adımlarının ihtiyatlı bir şekilde atılmasına olanak veriyor.
6. Ağ oluşturma: Evden çalışmak maliyetten tasarruf sağlasa da soyutlanmaya neden olabiliyor. Dolayısıyla insanlar bu tür ortak ofislerde çalışmaya yöneliyor.

“Bütçem küçük, ofis tutmam mümkün değil” demeyin. Teknoloji dünyasının sunduğu avantajlardan ofisler de payını aldı. Sayıları giderek artan sanal ofis firmaları, iş dünyasını büro, kırtasiye ve sekreterlik masraflarından kurtarıyor…

BİLGİ ve iletişim teknolojileri sayesinde iş insanları, her zaman ulaşılabilir ve her yerden çalışabilir hale geldi. Mobil yaşam biçimi kendi ihtiyaçlarını doğurdu; dahası kendi avantajlarını yarattı. Geçmişte iş kurmanın ilk adımı bir ofis tutmak iken, artık iş kurmak ya da işini büyütmek isteyen şirketlerin özel bir ofis tutmasına gerek yok. Son yıllarda sanal ofis denilen uygulama gelişen talep doğrultusunda büyük bir hızla yayılıyor. Sanal ofislerde ihtiyaca göre kontratlar yapılabiliyor, isteyen sabit bir oda, isteyen toplantı odası hizmeti alabiliyor. Özellikle küçük işletmeler sanal ofisleri, pahalı kiralara bağlı kalmamak, resepsiyon, sekretarya gibi destek hizmetlerini yönetmekten kurtulmak ve böylece kendi işlerine odaklanmak için tercih ediyor.

GİRİŞİMCİLERİN İLK TERCİHİ

Peki, nedir bu sanal ofis? Özetle, “resmi işlemler için ihtiyaç duyulan adres” olarak tanımlanabilir. Bir ofiste neye ihtiyaç duyuluyorsa sanal ofisler bunu fazlasıyla sağlıyor. Resmi iş adresi olarak işlemlerde kullanılması, evrak ve kargoların sizin adınıza alınması, toplantı odalarından ve sekreterlik hizmetlerinden yararlanılması gibi birçok imkan sunuluyor. Sanal ofisler özellikle “freelance” yani serbest zamanlı çalışanların tercihi. Bu ofisler istenirse bir saat, bir gün, bir ay ve yıllık sözleşmelerle kiralanabiliyor. Girişimciler için ilk yıllarda masraftan kısmanın yaşamsal önem taşıdığı göz önünde bulundurulduğunda, ofis tutmadan ofis imkanlarından yararlanmanın ne kadar büyük bir maliyet avantajı sağladığı kolayca anlaşılıyor.

Girişimcileri depozito, altyapı, dekorasyon gibi önemli giderlerden kurtaran sanal ofisler, yeni ofis açma gibi büyüme adımlarının ihtiyatlı bir şekilde atılmasına da imkan veriyor. Ev-ofislerin neden olduğu verim ve imaj kayıplarını da ortadan kaldırıyor.

Sanal ofislerin yoğun olarak kullanıldığı lokasyon kuşkusuz İstanbul. Ofis kiralarının ateş pahası olduğu şehirde, hayat kurtaran sanal ofis sisteminden birçok firma yararlanıyor. İstanbul’dan sonra en çok talep Ankara ve İzmir’de görülüyor.

FİYATLAR 20 TL’DEN BAŞLIYOR

Sanal ofislerde fiyatlar oldukça uygun. Başlangıç fiyatları kullanım biçimlerine göre, 20 TL’den başlayıp 99 dolara kadar çıkıyor. Seçilen paketlere göre, sunulan imkanlar ve hizmetler artıyor. Premium paketler seçildiğinde, normal ofislerde bile bulunmayan birçok hizmetten yararlanılıyor. Bunlar arasında çağrıları 7/24 cevaplayacak, İngilizce bilen, yoğun telefon trafiğim yöneterek sizi temsil sorunundan kurtaran sanal sekreterlik hizmetleri özellikle dikkat çekiyor.

Sanal ofis hizmetinden yaralanacak firmaların kafasındaki en büyük soru işareti kuşkusuz vergi denetimlerinde yaşanacak hukuki sorunların olup olmadığı. Uzmanların görüşüne göre, sanal ofis sözleşmelerine istinaden kullanılan işyerleri için vergi daireleri tarafından işe başlama yoklaması yapılması ve denetim sırasında şirket ortaklarının ya da vekaleti olan bir kişinin binada bulunması yeterli oluyor.

Yani prosedürleri takip ettiğiniz taktirde, sanal ofisin yasal olmaması gibi bir durum söz konusu değil. Bütün bu avantajları, sanal ofis sektörünün giderek gelişmesine ve yaygınlaşmasına yol açıyor.

Yabancıların sanal ofis seçme nedeni

• Yeni yatırım yapılan ülkede yatırım maliyetini minimize etmek
• Yatırım yapmak için belli bir zamana yayılan bürokrasi mesaisini sıfırlamak
• Sanal ofislerde mevcut nitelikli işgücü ile hızlı bir şeklide profesyonel çözümlere ulaşmak
• Sanal ofis çalışma netvvork’ünde yer alan danışmanlardan mali, hukuki ve yönetim desteği almak
• Şirket faaliyetlerinde ileriki zamanda meydana gelebilecek değişikliklerde zaman ve maliyetleri minimize etmek.
• Sanal ofisin uluslararası network ağı ile standart ve tanımlanmış hizmetlere kolay erişmek

”Bir aylık maaş ile bir yıllık sanal sekreter”

Paylaşımlı ofis olur da paylaşımlı sekreterlik olmaz mı? Bu tür hizmet veren firmalar da var. Desktech
Sanal Sekreterlik ve Çağrı Merkezi Genel Müdürü Güzin Muratoğlu yaptıkları işi şu sözlerle özetliyor:

“İş dünyasındaki rekabet işletmeleri maliyet kontrolünde her geçen gün daha fazla zorluyor. Buna karşılık teknoloji sayesinde, her gün geçmişte hayal bile edilmeyen yeni ekonomik alternatifler doğuyor. Teknolojik yatırımı sayesinde, sektör ya da ölçek fark etmeksizin her yapıdaki işletmenin ihtiyaç duyduğu sekreterlik ve asistanlık desteklerini sunuyoruz. Sunduğumuz maliyet avantajını, Sekreterinizin bir aylık maliyeti ile bir yıl boyunca sekreterlik hizmeti” olarak özetliyoruz. Sunduğumuz hizmetler şirketinize gelen telefonların cevapsız kalmadan profesyonelce karşılanması, arayan kişinin size aktarılması, sorduğu soruların cevaplanması, gerekli teknik destek ve yönlendirmenin sağlanması, takvim yönetimi, uçak-otel rezervasyonu, tercümeler, ödeme takipleri, randevularınızın alınması gibi ofisinizde çalışan bir sekreterin yaptığı tüm işlerdir. Paylaşımlı ofis ve paylaşımlı sekreterlik bir bütünün iki parçası olan ancak dinamikleri tamamen farklı iki işi modeli. Hizmetlerimiz aylık olarak faturalandırılıyor. Ücretlendirmede ise hareket noktamız müşterimizin beklentisidir. Start-up, Grovv-up, Level-up olarak üç ana başlık altında I hizmet modeli sunuyoruz. Start-up hizmet modelimiz 120 I TL’dir.”