Evde ortak ofis kullanım fikri

İş dünyası ve genç girişimciler yaratıcılıkta sınır tanımıyor. Saatlik kiralık ofisler, kafe ofisler derken şimdi de gündeme evlerdeki ortak ofisler geldi. İsveç’in başkenti Stockholm’de başlayan bu trend tüm dünyaya hızla yayılıyor…

İSTANBUL gibi büyük bir kentte yaşıyor ve dizüstü bilgisayar, cep telefonu gibi teknolojik cihazları kullanıyorsanız, bir şeyler okumak ve işinizi halletmek için kendinizi bir gün bedava internetin olduğu bir kafeye atmış olma olasılığınız oldukça yüksek. Peki, hiç düşündünüz mü, kafede tek başınıza oturup “sakin kafayla” geçirdiğiniz bu zaman ne kadar verimli oldu? Kendinizi yalnız hissetmediniz mi?

Elbette hissettiniz. İsveçli 37 yaşındaki psikolog Christofer Franzen de aynısını hissetmiş ve bir grup insanın bir evde “çalışmak” üzere bir araya gelerek kendilerini yalnız hissetmemelerini sağlayan, verimli olmayı amaçladıkları bir start-up kurmuş. İngilizce home (ev) ve office (ofis) kelimelerinden türetilen Hoffice isimli start-up’ın ana konsepti, çalışma ortamında evdeymiş hissi yaratmak.

Yaşadığı başkent Stockholm’de insanların nasıl daha verimli çalışabilecekleri-üzerine 2014 yılında bir yüksek lisans tezi yazan ve bu amaçla bir 1 araştırma yapan Franzen, sürekli kafelerde zaman geçirmekten yorulmuş. “Arkadaşlarımı çağırsam ve birlikte kafe gibi sıcak bir ortamda çalışsak nasıl olur?” sorusu aklına düşmüş. Böylece Franzen ve kendisi gibi ofisi bulunmayan danışman arkadaşı Gosta Tings-trom, ortak bir arkadaşlarının evinde buluşarak “çalışma mesailerini” birlikte geçirmeye başlamışlar. Çalışma aralarında kahve molası verip, işleri hakkında konuşarak birbirlerine destek olmuşlar. Bu birlikteliğin iş verimliliğini artırdığını fark eden arkadaş grubunun oluşturduğu topluluk kulaktan kulağa yayılmış. Bir süre sonra başka kent sakinleri de Franzen ve arkadaşlarının arasına katılmış. “Bir yabancının evinde bir grup insanla birlikte çalışma fikri” kartopu etkisiyle büyüyerek başka grupların oluşmasına neden olmuş. Şimdi Franzen’in kurucusu olduğu Hoffice, kendi deneyimlerinden yola çıkarak dünyanın farklı ülkelerinde benzeri gruplar kurmak isteyenlere yarattıkları bu sistemin eğitimini veriyor.

45 DAKİKALIK ÇALIŞMA SEANSLARI

Mevcut sistem şöyle işliyor: Evin kapasitesiyle orantılı olarak 10-12 kişilik bir grup oluşturuluyor. Deneyimler, bundan büyük gruplarda verimlilik oranmın düştüğünü ortaya koyuyor. Bir devlet memuru gibi sabah 09.00-17.00 vardiyasında çalışan grup üyeleri 45 dakika boyunca yan yana, aynı odada bilgisayarları başına geçerek çalışıyor. Her 45 dakikada bir mola veriliyor. Bu molada isteyen kahve içebileceği gibi, oyun oynama ve hatta dışarıda koşma gibi farklı ilgi gruplarına hitap eden etkinlikler de söz konusu olabiliyor. Anlayacağınız işin içine eğlence de katılabiliyor. Her grup kendi karakterini oluşturuyor. Yani belirli bir etkinlik türünün benimsenmesi veya çalışma ortamında “evde bulunması gerekenler listesi” yok.

Hoffice’e dahil olanların çoğu, tahmin edileceği üzere serbest çalışanlarla ticaretle uğraşan kişilerden oluşuyor. Kendi şirketlerini yeni kuran ve ofis kiralamak istemeyenler de bu grupta büyük bir paya sahip. Evlerinde çalışmaktan sıkılmış ve farklı ortamlarda çalışmayı tercih eden serbest çalışanlar da var. Hiç tahmin etmeyeceğiniz iş kolları bile bu gruba dahil olmuş. Sözgelimi İsveçli bir fırıncı, Hoffice için kullanılan evin mutfağında, insanların bulunduğu bir ortamda kek pişirmekten hoşlanırken, Danimarka’nın başkenti Kopenhag’da bir kent planlamacısı insanların yarattığı dinamizmden beslenmiş; şimdi kendisi bu dinamizmle müthiş işler ortaya çıkardığını söylüyor.

BİRLİKTELİK DİNAMİZM YARATIYOR

Hoffice üyelerinin yalnızlık hissetmeden çalıştığı ortamda en çok faydalandığı şeyse, verilen molalarda grup üyelerinin işlerinde geldikleri aşamayı diğer üyelerle paylaşarak fikirlerini almaları. Bir Hoffice grubu oluşturulur oluşturulmaz üyeler ne iş yaptıklarını ve işlerindeki hedeflerini diğer grup üyeleriyle paylaşıyor. Bir üye bir akademik çalışmayı tamamlamak isterken, kendi şirketini henüz kuran bir kişi belirli bir zamana kadar belirli bir müşteri sayısına kavuşmayı hedefleyebiliyor. Üyeler molalarda birbirlerine geldikleri noktayı anlatıyor. Diğer grup üyeleri birbirlerini eleştirirken, daha gerçekçi adımlar atmaları yönünde teşvik ediyor. Katılımcılar bu görüş alışverişinin birbirlerini kamçıladığını ve işlerinde ilerlemeleri için destek olduğunu düşünüyor. Katılımcıların farklı meslek gruplarından ve farklı altyapılarından gelmesi, verilen molalarda gerçekleştirilen sohbetleri daha da ilginç hale getiriyor.

Harvard Üniversitesi İşletme Fakültesi Araştırma Görevlisi Teresa Amabile, “Bu çalışma konsepti ilk kez Hoffice ile ortaya çıktı. Çok verimli olduğunu söyleyebilirim. Sanki lisede kocaman bir sınıfta ama başınızda öğretmeniniz olmadan çalışıyormuş gibi…” yorumunda bulunuyor.

Ücret ödemeniz gerekmiyor

Sosyal paylaşım sitesi Facebook’ta kendilerini, “Herkesin katılabileceği, bir yabancının evinde geçici ama verimli iş mesaisi vaadinde bulunan topluluk” olarak tanımlayan Hoffice’in faaliyette bulunduğu her kentte bir Facebook sayfası bulunuyor. Evini açmak isteyen kişi, bu sayfada duyurusunu yaparak evin kaç kişiyi ağırlayabileceğini ve Wi-Fi, atıştırmalık, yazıcı, telefon görüşmeleri gibi sunabileceği hizmetleri sıralıyor. Yeterli sayıda kişi bu duyuruya cevap verdiğinde grup oluşturuluyor. Hoffice bir şirket olmadığından hiçbir hizmet resmi bir ücretlendirmeye tabi tutulmuyor. Ancak ev sahibi, atıştırmalıklar ve teknolojik hizmetler gibi katılımcıların da onayladığı bazı hizmet bedellerinin paylaşılmasını talep edebiliyor. Kanada’nın Toronto kentinde bir kadın ev sahibi, evde Skype’ın kullanılması halinde grubun her üyesinden 5 dolar talep etmiş. Ancak grup üyeleri buna itiraz edince kaldırmak zorunda kalmış.

Gönüllülüğe dayalı bir çalışma

Hoffice, ABD’de 15 yıldır hizmet veren Cambridge Innovation Çenter veya Workbar isimli ücret karşılığında ofis paylaşımını sağlayan hizmetlerden farklı olduğunun ısrarla altını çiziyor. Öte yandan Londra’da Ocak 2016’da kurulan ve günlük 10 dolar karşılığında “ev-ofis kiralama hizmeti” veren Spacehop isimli bir şirket de bulunuyor. Fransa’daysa 2014’ten bu yana hizmet veren ve dünyanın bazı ülkelerinde şubeleri bulunan OfficeRiders isimli şirket, bir evin ofis, kutlama veya sinema-dizi-video klip gibi çekimlerde kullanımına uygun olarak yeniden tasarlanmasını öngören bir hizmet sunuyor. Her iki şirket de ev sahibine eve zarar gelmesi ve evde hırsızlık yaşanması halinde zararın karşılanacağına ilişkin teminat veriyor. Yine İsveç’te Hoffice’e alternatif olarak kurulan Heywork isimli platform ise aynı sistemi haftada 20 dolar karşılığında veriyor. Hework’ün kurucusu Joakim Wernersson, “Bu ortamın paralı olması işin daha profesyonel olmasını sağlıyor. İnsanlar durumu daha ciddiye alarak gittikleri evi temiz tutuyor ve daha sorumlu davranıyor” görüşünü paylaşıyor. Facebook üzerinden hareket eden Hoffice’in sayfaya kayıtlı bin 800 üyesi var. Ancak benzer hizmetler veren OfficeRiders’ın 10 binin, Spacehop’un ise 2 bin 500’ün üzerinde üyesi bulunuyor.

Antalya’da da bir grup var

İsveç’te doğan ve oradan Finlandiya ile Danimarka’ya yayılan Hoffice, bugün Avrupa’nın pek çok ülkesinde, ABD, Brezilya, İsrail, Hindistan, Malezya, Tayvan, Filipinler, Avustralya, Yeni Zelanda’da faaliyette. Ülkemizde ise Antalya’da bir Hoffice grubu mevcut. Bu grubun da diğer ülkelerde olduğu gibi bir Facebook sayfası var. Ancak Hoffice konsepti dünyaya yayıldıkça kültürel farklılıklar da ortaya çıkmış. Sözgelimi Hindistan’da insanlar, “iyi de evime gelen kişinin hırsız olmadığını nasıl bileceğim? Kendimi nasıl güvende hissederim ki?” şeklindeki endişelerini dile getirmiş. Hoffice kurucusu Christofer Franzen, “Bizim İsveç’te böyle bir kaygımız yok” sözleriyle Hoffice’in yayılmasının önündeki en önemli engelin ülkeden ülkeye değişebileceği uyarısını yapıyor.