Uzaktan Sekreterlik Hizmeti Veren Şirket Kurmak

Dijital teknoloji sekreterlik hizmetlerini de dönüşüme uğrattı. Mobil çalışanların ve küçük ofis sahiplerinin artık sekreter istihdam etmesine gerek yok. Uzaktan sekreterlik şirketleri bu hizmeti çok ucuza, eksiksiz olarak veriyor…

BUGÜN ortalama bir sekreterin istihdamı işverene SSK, yol, yemek ve maaş derken en az 3 bin TL’ye mal oluyor.

Eğer dil bilen, üniversite mezunu, iyi derecede bilgisayar kullanabilen kalifiye bir sekreter aranıyorsa bu maliyet daha da yukarı çıkıyor.

Sekreter arayan ancak bu maliyeti karşılamak ta zorluk yaşayan on binlerce KOBİ ve küçük esnaf var. Şimdilerde bu hizmeti alamayan küçük çaplı şirketlerin sekreter imdadına uzaktan sekreterlik hizmeti veren teknoloji şirketleri yetişiyor. Bu şirketler, uzaktan sekreterlik hizmetini ayda 75 TL’den başlayan paketlerle sunarak yepyeni bir iş alanı yaratıyor. Şimdilik sayıca az olsalar da bu şirketlerin sayıları artıyor, tabii bu hizmetleri alan firmaların sayısı da…

OFİSİ OLMAYANLAR KULLANIYOR

Piyasada çok yeni bir hizmet olan uzaktan sekreterlik hizmeti giderek yaygınlaşıyor. Bu hizmeti daha çok ofisi olmayan ya da olsa bile sekreteri bulunmayan, mobil çalışan, telefon hattı olmayan, startup’lar, serbest zamanlı (freelance) çalışanlar ile küçük çaplı şirketler alıyor. Sekreter.gen.tr, Uzaksekreter.com, lasistan.com piyasada bu hizmeti veren şirketlerden bazıları. Aslında sistem temel olarak çağrı yönlendirme hizmetine dayanıyor. Uzaktan sekreterlik hizmeti veren bu aracı şirketler, firmalar için sekreterleri kendile ri istihdam ediyor. Ve bu sekreterler, çağrı yönetimiyle ilgili her türlü işlemi uzaktan yapabiliyor. Nasıl mı?

Bu aracı şirketler, sekreter hizmeti almak isteyen firmaların telefon hattına küçük bir cihaz bağlayarak o şirkete gelen telefonları kendi merkezlerine aktarıyor. Bunun içinse firmadan ek bir yönlendirme ücreti alınmıyor. Burada istihdam edilen uzman sekreterler ise müşterinin arzu ettiği şirket unvanı ya da açılış konuşmasıyla çağrıları karşılıyorlar. Tabii müşteriden öncesinde şirket bilgileri alınıyor.

Alınıyor ki sekreterler arayanlara doğru ve eksiksiz yanıtlar verebilsin.

EKSİKSİZ SEKRETERLİK HİZMETİ

Peki çağrıları karşılayan sekreterler arayanların sorularına nasıl yanıt veriyor? Sabah tercih ettiğiniz saatte sekreteriniz sizi arayarak bugün yapılmasını istediğiniz bir iş olup olmadığını soruyor. Arayan olursa nerede olduğunuzu söylemesi gerektiğini öğreniyor.

Uzak Sekreter’in Kurucu Ortağı Öznur Kule, “Çağrılarınız karşılandığında arayanlara soracakları sorulara, öncesinde sizden aldığımız şirket bilgileri doğrultusunda yanıtlar veriyoruz. Sonrasında sizinle ya da şirketten ilgili kişilerle görüşme talebinde; eğer ofisteyseniz masa telefonunuzdan, dışarıdaysanız cep telefonunuzdan size ulaşarak arayanınız hakkında bilgileri sunuyoruz” diyor. Bu bilgiler kim arıyor, hangi şirketten arıyor, görüşmek istediği konu gibi değişiklik gösterebiliyor. Firmanın verdiği onay doğrultusunda ise sekreter, aktarma/bağlama işlemi gerçekleştirip arayanla şirket yetkilisini baş başa bırakıyor.

VOIP TEKNOLOJİSİ DEVREDE

Bir sekreterin en önemli görevi not tutmaktır elbette. Müşterinin çağrısı geldiğinde arayanların tüm iletişim bilgileri kendilerinden talep ediliyor ve sisteme kaydediliyor. Kaydedildiği anda ise firmanın arzu ettiği bir mail adresine anlık çağrı raporu geliyor. Aynı zamanda gün sonunda da gün içerisindeki çağrı bilgileri toplu bir şekilde tekrar firmaya raporlanıyor. Firmaya mail yerine istenirse SMS de yollanabiliyor. Çağrı yönlendirme dışında talep eden müşteriye yeni hat da veriliyor. Burada ise aramaların internet bağlantısı üzerinden gönderildiği VOIP (Voice över Internet Protocol) teknolojisi devreye giriyor. Sekreter.gen.tr Kurucusu Erdinç Kara, bu aracı şirketlerin çalışma sistemini şöyle anlatıyor: “Bizler BTK’ya bağlı operatör gibi çalışıyoruz, uzaktan sekreterlik hizmeti almak isteyen şirkete dilerse sıfır hat verebiliyoruz, dilerse bu şirket var olan hattını bize yönlendiriyor. Müşterilere verdiğimiz 0850 alan kodlu hatlar internet üzerinden çalışıyor. Numara temininde gelen çağrılar internet ortamına aktarılarak aracı şirketlerin merkezine düşüyor. Kim arıyor, nerden arıyor, ilgili kişinin bilgileri bu şekilde almıyor. Ancak müşteri isterse o şehrin alan kodunu da verebiliyoruz.” Kısaca bu şirketler VOIP servis sağlayıcısı olarak çalışıyor.

SABİT HAT ÜCRETİ YOK

“Bu teknolojinin güzelliği bu hatların edinme maliyeti ve sabit ücreti yok” diyen Öznur Kule şöyle devam ediyor: “Görüşme yapılabilmesi için ge rekli olanın yalnızca internet üzerinden çalışabilen telefon cihazı (IP phone ) ve görüşme süresinin yüklenmesidir. Bu tür numaralar arzu edilirse akıllı telefonlara ve bilgisayarlarınıza kurulabilecek ‘soft phone’ uygulaması ile mobil haldeyken de kullanılabilir. Böylece Uzak Sekreter abonesi, bir ofisi, telefon hattı olmasa bile, örneğin freelance çalışıyorsa, kartvizitine, web sayfasına ve telefon numarası paylaşmak istediği her yerde bu numarayı sabit telefon olarak kullanabilecek, gelen tüm çağrılarını profesyonel şekilde karşılatırken aynı zamanda tüm arayanlar hakkında düzenli rapor alabilecek.”

BİR SEKRETERE 10 ŞİRKET

Hemen belirtelim bu şirketler çağrı merkezi sistemiyle çalışmıyor. Sekreter talep eden şirket istediği takdirde her zaman aynı sekreteri kullanabiliyor. Eğer sekreter o gün gelmedikse elbette diğer sekreterler devreye giriyor. Örneğin Sekreter.gen.tr’de bir sekreter ortalama yedi firmaya bakabiliyor. “Bir sekreter günde 10 ila 20 çağrısı olan 10 müşteriye bakabilir” diyen Erdinç Kara, hizmet verdikleri firma sayısının ise 100’ün üzerinde olduğunu söylüyor. Öznur Kule ise, “Bazı abonelerin haftada bir çağrısı oluyor bazılarının ise 20. Gelen çağrı yoğunluğuna göre sekreterler arasında iş paylaşımı oluyor. Her sekreterin sorumlu olduğu 15 abone var. Sekreter o gün gelmediyse diğer sekreterler devreye giriyor” diyor.

REZERVASYON YAPIYOR

Uzaktan sekreterlik şirketleri, temel çağrı yönlendirme hizmetinin dışında sanal sekreter hizmeti de veriyor. Burada ise sanal sekreter için kullanılan bir yazılım var.

Yazılımla telekomünikasyon altyapısını birleştirildiği bu hizmette, arayan kişiler ve atılan mesajlar firmanın mail adresine geliyor; ya da firma SMS’le de alabiliyor. lAsistan.com’da sanal sekreterlik hizmeti sekreterlerin çağrı yönlendirme dışında görevlerinin çeşitlenmesi anlamına geliyor. Firmanın sekreterleri çağrı yönlendirme ve sanal sekreterlik hizmetlerinin dışında uçak rezervasyonu da yapabiliyor, günlük takvimi ayarlayabiliyor, pazar araştırması yapıyor. Altı sekreterin istihdam edildiği lAsistan.com’da, 100’ü aşkın müşteriye hizmet veriliyor.

FARKLI ŞEHİRLERLE BAĞLANTI

Bu hizmetlerin en büyük avantajı elbette sekreter ihtiyacı olan firmalara ekonomik açıdan kolaylık sağlamasında başlıyor. lAsistan.com Kurucuları’ndan Ediz Ateş, “Günümüzde VOIP teknolojisinin gelişmesi ile birlikte firmaların ofislerinde bir sekreter istihdam etme zorunluluğu ortadan kalktı. Bu bağlamda çağrı cevaplama servisi, firmaların ofis, personel ve telefon altyapısı gibi masraflardan tasamıi etmelerini sağlıyor” diyor.

Erdinç Kara ise, farklı lokasyonlarm söz konusu olduğu durumlarda sistemin esnekliğinden şöyle bahsediyor:

“Sistemin en büyük avantajı, bir firma birkaç değişik bölgede hizmet veriyorsa onun yanında olabilmemiz. Örneğin muhasebesi Eskişehir’de, satıcısı İstanbul’da, şirket Trabzon’da ise arayan kişiye istediği hangi ilde olursa olsun dahiliden bağlayabiliyoruz. Böylece üç farklı ilde, aynı ofiste hizmet verircesine hızlı bir şekilde bağlantı kurulabiliyor.”

Bu hizmeti kullanmak isteyen şirketler için herhangi bir üyelik şartı yok. Bir haftalık bir test süreci var. Her sitenin sunduğu hizmet çeşitliliğine göre ücret politikası farklı. Verilen hizmetlere göre değişik paketler var. Oldukça geniş bir hizmet yelpazesi olan uzaktan sekreterlik hizmetlerinin maliyetinin minimum 75 TL’den başlayıp yaklaşık 800 TL’ye ulaştığını belirtelim.

Hızlı Para Kazanma Yolları ve İş Fikirleri