Fuarlara Katılmak ve Fuardan Verim Almak

Fuarlara katılmak ve stant açmak, girişimcilerin pazarlama faaliyetlerinin önemli bir parçasıdır. Harcanan zaman, emek ve paranın karşılığını alabilmek için çok planlı hareket etmeniz gerekir.

Fuardan verim almanın 10 adımı

GİRİŞİMCİLERİMİZİN yıllık pazarlama planlarının içinde kendi sektörlerini ilgilendiren fuarlara katılım mutlaka olmalıdır. Bu fuarlara bazen stant açarak bazen de ziyaretçi olarak katılmak gerekir. Fuarlara eğer stant açarak katılmaya karar verdiyseniz aşağıdaki yapılacaklar listesini gözden geçirmenizde fayda var:

1-    Rakiplerinizi gözetin: Bu önemli bir detay. Çünkü standmızın büyüklüğünü belirleyecek olan ana parametre rakiplerinizin kaç metrekare stant açacağıdır. Her zaman “büyük küçükten iyidir” demek doğru değildir. Ancak fuarlarda kesin bir gerçek vardır ki, büyük stant açan girişimci, küçük stant açan girişimciden daha büyüktür imajını kolayca elde eder.

2-    Stant yönetim planı hazırlayın: Fuarlarda stant açmak küçük bir şube açmak gibidir. Dolayısıyla stantta duracak insan kaynağı planlaması çok iyi yapılmalıdır. Standın yönetim ve organizasyonundan kim sorumlu? Stantta satış faaliyetlerini kimler yürütüyor? Ziyaretçilerden gelecek olan ürün teknik bilgilerini kim verecek? Bu planlamayı yapamazsanız büyük stant açmanız ters tepebilir.

3-    Stant dışı aktivitelere katılın: Fuarlarda, fuar şirketi tarafından pek çok aktivite düzenlenir. Fuarın açılışı, fuar konferans salonunda konferanslar, stantlar arası yarışmalar vs. Tüm bu etkinliklerde mutlaka yer almalısınız. Örneğin, konferanslardan birini sizin veriyor olmanız, hem standmızın tanıtımı açısından hem de ziyaretçilerin sizi diğer stant sahibi girişimcilerden pozitif yönde ayrıştırması açısından çok önemlidir.

4-    PR planınızı hazırlayın: Fuarlar, markanızın tanıtımı ve PR’ı açısından güzel fırsatlar doğurur. Standımzı ziyaret edecek olan tanınmış isimleri veya standınızda yapacağınız etkinlikleri duyurmak için ön hazırlıklarınızı tamamlayın, basın bültenlerinizi hazırlayın. Düzenli çalıştığınız bir PR veya iletişim şirketi varsa, bu fuarda stant açtığınızı olabildiğince fazla insanın bilmesini sağlamak için bir plan hazırlamasını isteyin.

5-    Duyurum planınızı hazırlayın: Varsayın ki yeni bir şube açtınız. Mevcut müşterilerinize ve netvvork unüze bu şubenin açılışını nasıl duyuracaksanız, bu standın açılışını da aynı şekilde duyurmalısmız. Bu amaçla hazırlayacağınız e-postaların fuar açılışına bir ay kala devreye girmesi gerekir. Bu da şunu gösteriyor ki, fuardan bir ay evvel fuar katılım sözleşmesini fuarcılık şirketiyle imzalamış olmanız gerekiyor.

6-    Stant personelinize ön eğitim verin: Stantta görev alacak olan personel ikiye ayrılır: Şirketinizin personeli ve şirket dışından sadece bu fuar için kiralamış olduğunuz stant görevlileri. Her iki ekibi de bir araya getirip eğitim vermeniz gerekiyor. Fuar öncesi verilecek bu eğitim, fuarda açacağınız standın büyüklüğünden daha önemlidir. Çünkü ziyaretçilerin standı ziyaret ettikleri andan itibaren kendileriyle ilgilenecek olan personelin ürünler hakkmdaki bilgileri ile ziyaretçilere karşı tutum ve davranışları, fuar başarınızı veya başarısızlığınızı ortaya çıkaracaktır.

7-    Yönlendirme planınızı hazırlayın: Standımzı ziyaret edecek olan her ziyaretçinin tüm sorularına aynı stant görevlisinin cevap vermesini bekleyemeyiz. Ancak, bu stant görevlisinin soruların cevabının kimde olduğunu bilmesini bekleyebiliriz. Ziyaretçilerden gelecek hangi sorulara stant görevlisi cevap verecek hangilerim de kime yönlendirecek? Daha önceki yıllarda ziyaretçilerden en çok hangi sorular geldi ve bunları kimler cevapladı? Buna göre soruları yönlendirme planınız hazır olsun.

8-    İş akış planınızı hazırlayın: Standın kurulumu, fuar sırasındaki yönetim ve fuar sonrası standm toplanması işlerinden kimler sorumlu? Iş akışını iyi planlayın ki, fuar açılırken hala standımzı kurmakla uğraşmayın.

9-    Standmızın tasarımını profesyonellere yaptırın: Metrekare büyüklüğünüzü tespit ettikten sonra reklam ajansınız veya fuar tasarım ajansıyla tasarımınızı yaptırın. İlk kez fuara katılanlara tavsiyem, fuardan üç ay önce stant büyüklüğünüzü tespit etmenizdir.

10-    Bilgileri tutun: Fuardan alacağınız verim, ziyaretçilerinizin datalarmı ne kadar iyi tutabildiğinizle doğru orantılıdır. Toplayabildiğiniz kadar fazla kartvizit toplamak, kartviziti olmayanların telefon ve e-mail bilgilerini almak, ayrıca standınızda en fazla neyle ilgilendiklerini not düşmek çok önemlidir. Bu bilgiler iki açıdan önem taşır: Öncelikle, fuar sonrası sizin geri dönüş yapabilmeniz ve satış gerçekleştirebilmeniz için bu bilgilere ihtiyacınız var. İkincisi de, geçen yılki bilgilerle bu yılkileri karşılaştırıp, fuarın ne kadar verimli geçtiği hakkında bir görüş sahibi olursunuz. Tüm bu maddelerin içinde en önemlisi standınızda görev alacak personelin neden orada olduklarının çok iyi farkında olmalarının sağlanmasıdır. Stant personelinizin fuardaki tek hedefinin olabildiğince fazla ziyaretçi bilgisi toplamak olduğunu lütfen unutmayın. Haftaya görüşmek üzere…

Baybars Altuntaş